Beim Wissenstransfer im Rahmen des Offboardings gilt es das Erfahrungswissen ausscheidender Personen zu erfassen. KI-Tools erleichtern die Dokumentation des beruflichen Know-hows.
Günther ist Sachbearbeiter in einem großen Versicherungskonzern. In sechs Monaten geht er in seinen wohlverdienten Ruhestand. Seit 40 Jahren arbeitet er in seinem Beruf, 30 Jahre bei seiner jetzigen Firma. Über die Jahre hinweg hat er umfangreiches Fachwissen angeeignet und sich auf Elementarschäden spezialisiert. Darüber hinaus kennt er die Geschichte des Konzerns in- und auswendig. Er kennt fast alle Kollegen der 1.000 Mann-starken Belegschaft, und ist in der Unternehmenskultur stark verwurzelt. Wer seine Nachfolge antritt, ist bisher noch nicht bekannt. Aufgrund des anhaltenden Fachkräftemangels ist es schwierig Fachpersonal mit ähnlichen Qualifikationen zu finden. Wahrscheinlich werden seine Aufgaben auf mehrere Kollegen aufgeteilt werden. Damit Günthers wertvolles Erfahrungswissen nicht für die Kollegen verloren geht, ist ein Wissenstransfer erforderlich. Hierbei gilt es sein Erfahrungswissen vor dem Ausscheiden noch zu Erfassen und so die wichtigsten Informationen zu Kunden, Lieferanten, Prozessen und Arbeitsweisen für seine Kollegen bereitzustellen.
In der Vergangenheit war die Erstellung einer solchen Dokumentation und das Festhalten von Erfahrungswissen oft aufwendig und mit viel Zeit verbunden. Moderne KI-Tools können aber hier Abhilfe schaffen. Der folgende Beitrag zeigt daher, wie Künstliche Intelligenz für den Wissenstransfer beim Offboarding eingesetzt werden kann.
Wissenstransfer-Methoden und ihre KI-Unterstützung
Verschiedene Methoden zum Wissenstransfer beim Offboarding können durch KI unterstützt werden. Anbei einige Ideen und Use Cases:
1. Expert Debriefings mit Speach-to-Text-Tools aufzeichnen
Expert Debriefings, teils auch als Wissensstafetten oder Wissentriaden bekannt, werden häufig im Rahmen von Offboardings eingesetzt. Diese geführten Interviews mit Experten sorgen dafür, dass Erfahrungswissen von dem ausscheidenden Wissensgebenden an ein oder mehrere Wissensnehmende weitergegeben wird. Moderiert werden die Gespräche oft von einem Wissenstransferbegleiter. Diese Person kann sowohl intern aus dem Kollegenkreis stammen, oder ein externer Begleiter sein. Dei Gespräche werden dokumentiert und zur Ableitung von weiteren Aufgaben und Maßnahmen verwendet. War die Dokumentation solcher Expertengespräche bisher oft aufwendig, besteht durch KI nun die Möglichkeit, die Interviews mit Speach-to-Text-Tools aufzuzeichnen und im Anschluss transkribieren zu lassen. Eine automatische Abschrift des Gespräches wird erstellt, die dann später mit generativen KI-Werkzeugen wie ChatGPT & Co. weiter bearbeitet werden können.
2. Vereinfachung bei Erstellung von Wissenslandkarten
Die persönliche Wissenslandkarte der ausscheidenden Person gehört oft zum Kernbestandteil des Wissenstransfers beim Offboardings. Sie wird meist in Form eines Mindmaps erstellt. KI-Tools fürs Mindmapping, wie z. B. NotebookLM können Gesprächsnotizen in Mindmaps umwandeln.
3. Story Telling als Podcast oder Video aufzeichnen
Ein weiters geläufiges Mittel zum Wissenstransfer ist Storytelling. Es ist bekannt, dass Menschen Informationen in Form von Geschichten besser behalten können. Oft ist aber beim Ausscheiden einer Person die Nachfolge noch nicht geklärt, oder die Nachfolge beginnt erst später ihre Tätigkeit im Unternehmen. Des Weiteren schaffen es Wissensgebende und Wissensnehmende im Berufsalltag nicht immer, sich zu treffen, damit die ausscheidende Person ihre Geschichten erzählt. Audio- und Video-Aufzeichnungen der Stories als Podcasts bieten daher eine Möglichkeit des asynchronen Wissenstransfers. Die ausscheidende Person erfasst ihre Geschichten bei Gelegenheit per Audio oder Video. Nachfolgende Personen oder Kollegen, die Informationen zum Thema benötigen, können sich dann später die Aufzeichnungen anhören, unabhängig von Zeit und Ort. Diese asynchrone Nutzung erleichtert den Wissenstransfer für beide Seiten, da jede Person ihren Transferteil dann erledigen kann, wenn es für sie am besten passt.
Auch die Transkripte der Audio- und Videoaufzeichnung können mit Hilfe von KI-Tools weiterverarbeitet werden.
4. Übersetzung in anderen Sprache
Transkripte können mit Anwendungen wie DeepL oder Google Translator in andere Sprachen übersetzt, und so von Menschen mit anderem Sprachhintergrund genutzt werden . Auch Übersetzungen der Audio- und Video-Aufzeichnungen selbst sind möglich. Zur besseren Verständlichkeit kann die Umschreibung von Texten in leichter Sprache hilfreich sein.
5. Erstellen von Anleitungen, Handbüchern und Checklisten auf Basis von Transkripten
Generative KI-Werkzeuge wie ChatGPT, Gemini & Co. können aus Transkripten oder klassischen Dokumentationen Handbücher, rollenbasierte Arbeitsanleitungen, Checklisten, Vorlagen oder FAQs erstellen. Mussten vorher diese Dokumente mühsam erstellt und redigiert werden, erstellen KI-Werkzeuge diese in deutlich kürzerer Zeit und auf unterschiedliche Personengruppen angepasst.
6. Erklärvideos und Podcasts aus verschiedene Quellen erstellen
Nicht nur die Verschriftlichung von Audio- und Video-Material ist mit KI machbar. Auch der umgekehrte Fall ist möglich. Das Google-KI-Tool NotebookLM kann Inhalte aus einer oder mehrere Quellen (Websites, Text-, Audio- und Video-Dateien) in kurze Erklärvideos, Podcasts, Mindmaps, Infografiken oder Berichte umwandeln und so den bisherigen Output ergänzen. Arbeitsabläufe können so noch einmal verständlicher dargestellt und bei Bedarf immer wieder angesehen werden.
Schwächen
Auch wenn sich KI-Anwendungen in den letzten drei Jahren enorm entwickelt haben und mit der Zeit immer besser werden, funktionieren die meisten Apps noch nicht perfekt. Halluzinationen und Fehler sind weiterhin möglich und der Output weist teilweise Lücken auf. Daher ist entscheidend, dass jeder KI-genierte Output vor der Verwendung noch einmal kritisch auf Richtigkeit überprüft wird. Der „Human in the Loop“ bleibt also Teil des ganzen KI-Prozesses. Daher sollten KI-generierte Mindmaps zu Wissenslandkarten oder Transkripte von Gesprächen noch einmal von den Wissensgebenden überprüft werden.
Fazit
Künstliche Intelligenz kann beim Wissenstransfer im Rahmen des Offboardings die Dokumentation des Erfahrungswissens erheblich erleichtern. Allerdings ist die Qualität des KI-Outputs noch nicht perfekt. Der ‚Human in the Loop‘ bleibt somit wichtiger Bestandteil im KI-Prozess. Auch grundsätzlich spielt beim Wissenstransfer der zwischenmenschliche Faktor zwischen Transferbegleitung, wissensgebender und wissensnehmender Person eine entscheidende Rolle für den Erfolg. Nichtsdestotrotz vereinfachen KI-Tools die Dokumentation des Know-hows ausscheidender Personen und ermöglichen neue Formen der Wissensnutzung. Zusätzlich zum Erhalt des wertvollen Erfahrungswissens entsteht so ein weiterer Mehrwert für verbleibenden und nachfolgenden Kolleginnen und Kollegen.
Weitere Artikel zu diesem Thema:
Geteiltes Wissen ist doppeltes Wissen – mit Wissenstransfer das Know-how im Unternehmen halten
Wenn Wissen geht – Wissenstransfer beim Onboarding und Offboarding