Agilität sorgt dafür, dass wir schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren können. Verschieden Maßnahmen helfen dabei, diese Beweglichkeit in unseren Alltag zu integrieren.
Unsere Welt ist immer wieder von Unsicherheiten und einem ständigen Wandel geprägt. Pandemien, Kriege, politische Unstabilitäten und wirtschaftliche Einbrüche stellen uns seit einigen Jahren beruflich wie privat vor kontinuierlichen Herausforderungen. Um damit besser umgehen zu können, ist Agilität gefragt.
Was ist Agilität?
Unter Agilität verstehen wir Beweglichkeit oder Anpassungsfähigkeit von Personen oder Organisationen in Strukturen oder Prozessen. Es bedeutet, flexibel und anpassungsfähig zu sein, schnell auf Veränderungen zu reagieren und kontinuierlich zu lernen. Dabei wird auf die Veränderung nicht nur reagiert, sondern diese proaktiv angegangen. Bei Agilität handelt es sich nicht nur um eine Methode, sondern vielmehr um eine Denkweise.
Eigentlich ist Agilität kein neues Thema, sondern bereits seit Jahren in unterschiedlichen Ausprägungen bekannt. Insbesondere wurde die Agilität durch das Agile Manufacturing in den 1990er Jahren geprägt. Große Bekanntheit erhielt das Thema durch die agile Softwareentwicklung Anfang des 21. Jahrhunderts. Mittlerweile sind agiles Arbeiten und die agile Denkweise in zahlreiche Branchen und Organisationen angekommen.
Agilität ist somit eine Schlüsselkompetenz der heutigen Zeit. Wenn wir agil und flexibel auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagieren können, erhöht dies unsere Resilienz und unsere Chancen auf eine bessere Zukunft. Agilität ist daher auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Aber nicht nur im beruflichen Kontext ist Agilität für uns wichtig. Auch in unserem privaten Umfeld kann agiles Handeln für uns von Vorteil sein.
Doch was in der Theorie schön klingt, ist oft schwierig in die Praxis umzusetzen. Daher sind hier einige Tipps zu finden, um mehr Agilität in den Alltag zu bringen:
1. Priorisierung
Priorisieren Sie Ihre Aufgaben. Nutzen Sie Methoden wie die Eisenhower-Matrix, um dringenden und wichtige Aufgaben von nicht dringenden und nicht wichtigen zu unterscheiden. Konzentrieren Sie sich auf die 3 Aufgaben pro Tag, die den größten Einfluss auf Ihre Ziele haben. Wenn Sie diese drei Aufgaben am Tag erledigen können, haben sie schon viel erreicht.
2. Taskboard einführen
Implementieren Sie ein persönliches Taskboard oder ein Familien-Taskboard, ähnlich einem Kanban-Board. Beschriften Sie es mit den Spalten „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Dadurch schaffen sie einen visuellen Überblick, welche Aufgaben anstehen, gerade bearbeitet werden oder bereits erledigt wurden.
Das Taskboard kann sowohl physisch als auch digital (z.B. mit Trello, Asana oder MS Planner) geführt werden.
3. Daily Meetings
Führen Sie ein tägliches Stand-up-Meeting oder „Daily“ ein, um Ihre Aufgaben zu überprüfen und zu priorisieren. Um dieses Meeting möglichst kurz zu halten, legen Sie einen Zeitraum von max. 15 Minuten fest. Es geht schließlich nur darum, anstehende Aufgaben zu sammeln und zu priorisieren.
Dailys können sowohl im beruflichen Kontext mit den Kollegen, bzw. dem Team durchgeführt werden, als auch privat in der Familie. Für die Familie eignet sich beispielsweise das gemeinsame Frühstück am Morgen, um alle anstehenden Aufgaben für den Tag zu besprechen.
4. Timeboxing
Nutzen Sie Timeboxing, also das Festlegen eines konkreten Zeitfensters, um Aufgaben zeitlich zu begrenzen. Dadurch schaffen Sie mehr Fokus auf die jeweilige Aufgabe. Wenn wir wissen, wir haben nur ein genaues Zeitfenster, um eine Aufgabe zu bewältigen, sind wir gewillt, auch diese innerhalb der vorgegebenen Zeit zu schaffen. Wir haben es hier mit dem sogenannten Parkinson’schen Gesetz zu tun: Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.
5. Iterative Arbeit
Arbeiten Sie iterativ in kleinen, überschaubaren Schritten. Teilen Sie größere Projekte in kleinere, überschaubare Aufgaben auf. Arbeiten Sie dementsprechend in kurzen Zeitspannen von z.B. 25 Minuten. Legen Sie danach eine kurze Pause ein (Pomodoro-Technik). Planen Sie auch mögliche Feedback-Zyklen ein, um über Arbeitsweise und gemachte Erfahrungen zu reflektieren. Dies fördert die Konzentration und ermöglicht regelmäßige Anpassungen.
Auch im privaten Umfeld kann iteratives Arbeiten eine große Wirkung haben. Unterteilen Sie auch Familienprojekte oder Aufgabe in kleine Schritte. Anstatt das ganze Haus auf einmal zu entrümpeln, beginnen Sie mit einem einzelnen Zimmer oder mit einem einzelnen Schrank, und arbeiten Sie sich nach und nach zu den anderen Räumlichkeiten vor.
6. Wöchentliche Retrospektiven
Um Verbesserungspotenzial zu erkennen, helfen sogenannte Retrospektiven, in denen über die bisherigen Ereignisse und Erfahrungen reflektiert wird. Führen Sie eine Freitagsreflexion ein, um die gemachten Fortschritte zu überprüfen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
- Was lief diese Woche gut?
- Was kann verbessert werden?
- Welche konkreten Ziele setze ich oder setzen wir für die nächste Woche?
Diese Reflexion hilft Ihnen, aus Erfahrungen zu lernen und Ihre Vorgehensweise kontinuierlich zu optimieren.
7. Flexibel bleiben
Bleiben Sie offen für Veränderungen und passen Sie Ihre Arbeitsweisen bei Bedarf an. Seien Sie bereit, Ihre Pläne zu ändern, wenn sich Umstände oder Prioritäten ändern. Agilität bedeutet, anpassungsfähig zu sein und nicht an starren Plänen festzuhalten.
8. Teamarbeit fördern
Kernelement des agilen Arbeitens ist die Zusammenarbeit in selbstbestimmten Teams auf Augenhöhe. Fördern Sie daher die Zusammenarbeit, den persönlichen Austausch und offene Kommunikation im Team. Dies bedeutet auch als Führungskraft vom früheren „Command & Control“ abzuweichen, und dem Team zu vertrauen, seine Aufgaben selbständig zu erfüllen. Als „Servant Leader“ ist es die Aufgabe der Führungskraft, das Team dabei zu unterstützen, die gestellten Aufgaben eigenständig und wie vereinbart zu erledigen. Agile Teams profitieren von diesem starken Zusammenhalt und einem gemeinsamen Verständnis der Ziele.
9. Visualisierung
Nutzen Sie Visualisierungen, um komplexe Sachverhalte bildlich darzustellen. Dadurch werden viele Aufgaben, Abläufe und Ideen für Sie und Ihre Mitmenschen verständlicher. Der Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt. Nutzen Sie auch digitale Tools, Bilder oder Videos zur Veranschaulichung von Sachverhalten.
10. Digitale Tools zur Kommunikation
Verwenden Sie Tools und Apps, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben zu organisieren und den Überblick zu behalten. Apps wie Trello, Asana, Notion oder Murial können Ihnen helfen, Ihre Projekte und Aufgaben effizient zu verwalten – sowohl beruflich als auch privat.
11. Lebenslanges Lernen
Lernen Sie kontinuierlich. Investieren Sie Zeit in Ihre persönliche und berufliche Weiterbildung. Lesen Sie Bücher, besuchen Sie Workshops oder nehmen Sie an Online-Kursen teil, um neue Fähigkeiten zu erlernen und Ihre Denkweise zu erweitern. Durch neues Wissen und neue Erfahrungen werden Sie und Ihre Arbeit kontinuierlich besser.
Fazit
Ein agiles Mindset bekommt man nicht auf einen Schlag. Es muss sich vielmehr nach und nach entwickeln und zur Gewohnheit werden. Indem Sie diese Tipps in Ihren Alltag integrieren, steigern Sie Ihre Agilität kontinuierlich. Dadurch erhöhen Sie auch Ihre Produktivität und Sie sind so besser in der Lage auf Veränderungen und Herausforderungen zu reagieren.
Weitere Artikel zu diesem Thema:
Agility – Flexibel reagieren in der VUCA-Welt (VUCA-Reihe Teil 5)
Nichts bleibt, wie es war – Leben in der VUCA-Welt (VUCA-Reihe Teil 1)