Die Organisation des eigenen Know-hows hat viele Vorteile. Die wichtigsten werden in diesem Beitrag vorgestellt.
Die folgende Situation ist uns allen bekannt: Bei der Arbeit benötigen wir Hintergrundinformationen zu einem Thema, das wir vor einiger Zeit bereits bearbeitet haben. Damals haben wir umfangreiche Recherche betrieben, viel Material gesammelt und zahlreiche Websites im Internet durchstöbert. Für ein aktuelles Projekt erinnern wir uns nun an eine Detailinformation, die wir damals irgendwo gelesen haben. Aber wo war das noch mal? Aus welcher Quelle stammte diese Information? Und haben wir diese Quelle irgendwo abgespeichert oder uns zumindest die Fundstelle irgendwo dokumentiert?
Dieses Beispiel zeigt uns, dass Wissensmanagement nicht nur Organisationen und Teams im Gesamten betrifft, sondern auch für uns persönlich bei unserer Selbstorganisation helfen kann. Einige Vorteile für das persönliche Wissensmanagement stellen wir daher hier vor:
1. Effizienzsteigerung
Wissensmanagement beinhaltet oft, dass Dokumente und Dateien an einen zentralen Ablageort nach einheitlichen Standards und Kriterien abgelegt werden. Diese zentrale und standardisierte Ablage erleichtert uns anschließend die spätere Suche. Unnötige Doppelarbeit kann somit vermieden werden. Einheitliche Regelungen und Prozesse für die Dokumentenablage sorgen daher für eine effizientere Organisation und Verwaltung unseres eigenen Know-hows.
2. Zeit- und Kostenersparnis
Durch effektive Informationsverarbeitung können wir schnell auf unser eigenes Know-how zugreifen. Langes Suchen entfällt. Dies spart uns Zeit und Kosten bei der Besorgung von benötigten Informationen. Dieses Zeit können wir für andere Aufgaben und Tätigkeiten verwenden, die wichtiger sind. Wir werden produktiver.
3. Schneller Up-to-date
Persönliches Informationsmanagement verschafft uns schnelleren Zugriff auf benötigte Informationen. Durch die regelmäßige Aktualisierung unserer Know-how-Sammlung können wir sicherstellen, dass wir in unserem Fachgebiet stets auf dem neuesten Stand bleiben, und wir uns bei Bedarf schnell in neue Themen einarbeiten können.
4. Stressreduktion
Chaos und eine unübersichtliche Ablage können bekanntlich Stress auslösen. Wir fühlen uns einfach nicht wohl, wenn Unordnung herrscht. Ein gut organisiertes Wissensmanagement reduziert den Stress, der durch Informationsüberflutung und Unordnung entsteht. Eine klare Ablage schafft auch einen klaren Kopf und klare Gedanken.
5. Bessere Entscheidungsfindung
Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, benötigen wir ausreichend Informationen. Durch die strukturierte Organisation unseres eigenen Know-hows stehen uns in Entscheidungssituationen schnell die richtigen und ausreichenden Dokumente und Informationen zur Verfügung, um die richtige Wahl treffen zu können. Wissensmanagement unterstützt uns daher beim Treffen von Entscheidungen.
6. Effektiveres Netzwerken
Auch die eigenen Kontakte gehören zum persönlichen Wissensmanagement. Unser Adressbuch ist daher ein wichtiges Wissensmanagement-Instrument. In ihm verwalten wir die Kontakte zu internen und externen Personen. Viele von ihnen sind Experten auf einem Fachgebiet. Dieses Expertenwissen, kann für uns bei Bedarf eine große Hilfe sein. Eine gute Organisation der eigenen Kontakte und systematisches Beziehungsmanagement verschafft uns daher ein stabiles Netzwerk, das systematisch auf- und ausgebaut werden kann. Sollten wir dann einmal Fragen zu einem Spezialthema benötigen, kann uns ggfs. einer unserer Experten mit seinem Know-how weiterhelfen.
7. Verbesserte Projektarbeit
Projekterfahrungen werden nicht nur im Team gesammelt, sondern auch bei jedem einzelnen Projektmitglied selbst. Durch Selbstreflexion und Lessons Learned der eigenen Projekte können wir die persönlich gemachten Erfahrungen auch für zukünftige Projekte nutzen. Wir müssen nur die Rahmendaten zum Projekt und die dort gemachten Erfahrungen in einer Excel-Tabelle festhalten. Zusätzlich sollten wir vermerken, was in dem Projekt gut lief, und was beim nächsten Mal verbessert werden kann. Wenn wir so für uns selbst die eigenen Erfahrungen dokumentieren, können wir dieses Wissen später wiederverwenden, wenn ähnliche Projekte auf uns zukommen. Dadurch werden wir von Projekt zu Projekt immer besser.
8. Persönlichkeitsentwicklung durch Planung der eigenen Weiterbildung
Zum Wissensmanagement gehört auch der Wissenstransfer. Dieser findet in der Regel durch Wissensaustausch und Lernen statt. Durch das Wissen über unsere persönlichen Lernmotive und unsere eigenen Wissensziele können wir unsere individuelle Weiterbildung unabhängig von den Angeboten des Arbeitgebers systematisch planen. Neues Wissen und Fähigkeiten bauen wir uns nach unseren eigenem Bedarf auf und erweitern diese regelmäßig. Diese gezielte Planung unserer eigenen Fort- und Weiterbildung kann sowohl unser fachliches Know-how kontinuierlich erweitert als auch unserer Persönlichkeit weiterentwickelt werden.
9. Steigerung der Karrierechancen
Durch die optimale Nutzung unseres eigenen Know-hows und unserer Erfahrungen verschaffen wir uns einen Wettbewerbsvorsprung auf dem Bewerbermarkt. Wir sind organisierter, aufgeräumter, haben ein gutes Netzwerk, auf das wir zurückgreifen können, können Erfahrungen aus vergangenen Projekten wiederverwenden und sind durch regelmäßige Fort- und Weiterbildung fachlich auf dem aktuellen Stand der Zeit. All dies kann uns einen Karrierevorteil verschaffen.
Fazit
Persönliches Wissensmanagement ist zwar mit Aufwand verbunden, der nicht auf dem ersten Blick erkennbar ist. Nichtsdestotrotz bietet uns die schnelle Verfügbarkeit unseres eigenen Know-hows mittel- bis langfristig erhebliche Vorteile. Die Systematische Sammlung, Erfassung, Aufbereitung und Erweiterung unsers Wissens und unserer Erfahrungen macht uns effizienter, verbessert unsere Beziehungen und steigert unsere Karrierechancen. Persönliches Wissensmanagement ist daher etwas, für das jeder und jede von uns etwas Zeit reservieren sollte.
Nicht vergessen: Knowledge is Power! – Mein Wissen ist meine Power!
Gerne erstellen wir mit Ihnen Ihr persönliches Wissensmanagement-Konzept.
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