Deep Thoughts hat Anfang des Monats die neue Werkzeugbox Wissensmanagement live geschaltet. Die Idee dazu kam bereits vor mehr als 10 Jahren auf. Mit Hilfe von KI konnte dieses Projekt nun realisiert werden.
Manche Ideen lassen einen nicht los. Sie tauchen auf und bleiben haften. Lange Zeit wird immer wieder versucht sie zu realisieren, aber irgendwie ist nie genügend Zeit da, an diesem Projekt zu arbeiten. Und so verstreicht die Zeit, ohne dass viel passiert ist. Aber manchmal gibt es Neuerungen, die so gravierend sind, dass aus der alten Idee plötzlich Realität werden kann. So ist es mit der Werkzeugbox Wissensmanagement geschehen.
Wie alles begann
Die Idee zur Werkzeugbox Wissensmanagement hatte Anne, Gründerin und Geschäftsführerin von DEEP Thoughts, bereits vor über 10 Jahren. Damals war die Werkzeugbox noch als Buchprojekt geplant und sollte eine Sammlung von Werkzeuge und Methoden zum Wissensmanagement beinhalten. Methoden-Sammlungen zum Wissensmanagement gab es zwar damals schon mehrfach, diese hier sollte aber eine Besonderheit aufweisen. Jedes Werkzeug sollte in Form einer Bedienungsanleitung vorgestellt werden – so, wie wir es aus dem Alltag kennen. Ob Küchengerät oder Software: Wir erwarten eine verständliche Anleitung, die erklärt, wie ein Werkzeug funktioniert. Gesagt, getan. Als geübte Autorin hatte Anne schnell die Gliederung und erste Werkezeug-Anleitungen erstellt. Aufgrund der hohen Arbeitsbelastung bei Annes damaliger Tätigkeit in einer Wirtschaftskanzlei, blieb das Projekt jedoch nach einigen Wochen stocken.
Erst Anfang 2022, während Annes Auszeit vor der Gründung von DEEP Thoughts, fand sie wieder zu ihren alten Aufzeichnungen und dem Projekt zurück. Allerdings standen auch zu diesem Zeitpunkt andere Dinge, wie z. B. die Firmengründung im Vordergrund. Aber die Idee und der Wunsch die Werkzeugbox zu veröffentlichen faszinierten Anne weiterhin. In der ruhigen Weihnachtszeit 2024, kam ihr dann der Gedanke, die Bedienungsanleitungen mithilfe von KI generieren zu lassen. Da die einzelnen Anleitungen einen einheitlichen Aufbau haben sollten, schien dies eine naheliegene Anwendung für generative KI-Tools wie ChatGPT & Co. zu sein. Der passende Prompt war schnell geschrieben und die Erstellung der Bedienungsanleitungen dauerte nur wenige Minuten pro Werkzeug, anstatt mehrerer Stunden. Mittlerweile hatte sich Anne auch dazu entschieden, die Werkzeugbox nicht als Buch, sondern als Website und Internet-Plattform zu veröffentlichen. Da Anfang Januar bereits wieder neue Projekte geplant waren, wurden die Anleitungen zunächst nur als Word-Dateien gespeichert und die Veröffentlichung auf die ruhigere Sommerzeit verschoben.
Der Sommer 2025 brachte tatsächlich einige ruhige Wochen, und so wurde der August dazu genutzt, die Domain zu registrieren, die Website zu erstellen und die ersten Werkzeug-Anleitunge einzupflegen. Nach vier Wochen Arbeit sind nun bereits über 70 Bedienungsanleitungen online verfügbar. Die Website befindet sich immer noch im Aufbau. Es werden also in den kommenden Wochen und Monaten immer wieder Änderungen daran vorgenommen weren.
Die Werkzeugbox ist über den folgenden Link verfügbar:
Wie wurde die Werkzeugbox erstellt?
Der Basis-Prompt für die Texterstellung lautete:
„Erkläre was [ ] im Wissensmanagement ist. Beschreibe es in Form einer Bedienungsanleitung für ein Werkzeug mit den folgenden Inhalten:
Werkzeug:
– Allgemeine Hinweise:
– Bestimmungsgemäße Verwendung:
– Hintergrundinformationen zu dem Werkzeug:
– Welche Werkzeuge alternativ verwendet werden können:
– Welche anderen Werkzeuge unterstützen können:
– Benötigte Personen:
– Dauer:
– Benötigtes Material:
– Gerätebeschreibung / Bauplan:
– Inbetriebnahme:
– Bedienung:
– Wartung & Pflege:
– Expertentipps:“
Dieser Prompt wurde parallel in mehrere generative KI-Tools eingegen. Verwendet wurden ChatGPT, Perpelxity und der AI-Chat von Duck-Duck-Go. Aus diesen Ergebnissen wurden jeweils die besten Textauszüge genommen und eine einheitliche Anleitung erstellt. Annes persönliche Erfahrungen aus 18 Jahren Tätigkeit als Knowledge Managerin flossen selbstverständlich auch in die Anleitungen mit ein. Zahlreiche Anleitunge wurdenn mit Beispielen angereichert. Die einzelnen Beiträge werden kontinuierlich überprüft und ergänzt.
Was beinhaltet die Werkzeugbox?
Aktuell werden dort Werkzeuge zum Wissensmanagemnt verzeichnet. Auf der allgemeinen Seite der Werkzeugbox sind alle Werkzeuge nach Kategorien sortiert verzeichnet. Aktuelle Kategorien sind: Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensstrukturierung, Wissensteillung, Wissensverteilung, Wissensbewahrung, Wissensbewertung, Wissensnutzung, Wissenstransfer und persönliches Wissensmanagement. Nähere Informationen zu den einzelnen Wissenskategorien sind auf den jeweiligen Unterseiten zu finden. Diese beschreiben die jeweilige Wissenskategorie, warum diese wichtig ist, und listet dann die jeweiligen Werkeuge und Methoden der Kategorie auf. Für eine bessere Auffindbarkeit der einzelnen Tools gibt es noch ein A-Z-Seite, auf der alle Werkzeuge in alphabetischer Reihenfolgen aufgelistet werden.
Ausblick: Was ist für die Zukunft geplant?
Bedienungsanleitungen zu Methoden und Werkzeugen im Wissensmanagement sind erst der Anfang der Werkzeugbox. Viele der vorgestellten Werkzeuge können nicht nur für das Wissensmanagent genutzt werden, sondern auch für verwandte und benachbarte Fachgebiete. Kreativititättechniken werden z. B. sowohl im Wissensmanagement zur Wissensgenerierung und Wissensteilung verwendet, als auch für die Ideenfindung im Innovationsmanagement eingesetzt. Mittelfristig wird die Werkzeugbox um Methoden und Tools zum Innovationsmanagement, Changemanagement, agilen Arbeiten und Kreativitätstechniken erweitert. Die einzelnen Werkzeug-Anleitungen werden nach und nach noch ergänzt und weiter ausgebaut.
Fazit
Ohne KI hätte dieses Projekt nicht in so kurzer Zeit realisiert werden können. Der Standard-Prompt garantiert einen einheitlichen Aufbau und Inhalt der einzelnen Bedienungsanleitungen. Selbstverständlich wurde jeder KI-generierte Text noch einmal überprüft und überarbeitet. Zum Glück gab es nur wenige Stellen, an denen die KI halluzinierte oder nicht stimmige Aussagen verfasste. Annes langjährige Erfahrungen und ihr Know-how zum Wissensmanagemetn waren aber dennoch notwendig, um die KI-Texte auf Richtigkeit und Verständlichkeit zu prüfen. Man merke: KI kann die Arbeit erheblich erleichtern, aber es bedarf immer noch den „Human in the Loop“ um die Ergebnisse wirklich nutzbar und wertvoll zu machen.
Neugierig geworden? Hier geht es zur Werkzeugbox:
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