„Wenn Siemens wüssten, was Siemens weiß!“
Heinrich von Pierer
Bekanntlich leben wir in einer Wissensgesellschaft, in der Wissen die wichtigste Ressource darstellt. Der effektive Umgang mit dem vorhandenen Wissen, bzw. die Kenntnis darüber, wie und wo man Wissen erhalten kann, ist somit entscheidend, um in der Wissensgesellschaft mithalten zu können. Dies systematische Organisation von Wissen wird allgemein als Wissensmanagement bezeichnet. Der folgende Beitrag soll eine Einführung in dieses Thema geben.
Was ist Wissensmanagement?
Wissensmanagement bezieht sich auf den systematischen Prozess der Erstellung, Sammlung, Verwaltung, Verbreitung und Nutzung von Wissen in einer Organisation. Es zielt darauf ab, sicherzustellen, dass relevante Informationen den richtigen Personen zur richtigen Zeit und im richtigen Umfang zugänglich sind.
Wissensarten:
Im Wissensmanagement werden 4 verschieden Wissensarten unterschieden:
1. Externes explizites Wissen:
Hierunter wird externes Wissen verstanden, das nicht in der Organisation vorhanden ist und erst besorgt werden muss. Es ist bereits erfasst und dokumentiert, also verschriftlicht worden.
Beispiele für externes explizites Wissen:
Bücher, eBooks, Fachartikel, eJournals, öffentliche Dokumente, offizielle Statistiken, Gesetzestexte, Internetpublikationen, Audios- und Videos
2. Internes explizites Wissen:
Internes Wissen ist bereits in der Organisation vorhanden. Da es auch erfasst und dokumentiert wurde, kann es direkt genutzt werden.
Beispiele für internes explizites Wissen:
Akten, Verträge der Organisation, interne Muster, Formulare, Vorlagen, Checklisten, interne Memos, interne Verzeichnisse, interne Tabellen und Listen, Interne Grafiken und Präsentationen
3. Internes implizites Wissen:
Allgemein ist implizites Wissen dasjenige Wissen, das noch nicht dokumentiert wurde. Es ist daher nur schwer zu erfassen. Implizites Wissen ist in den Köpfen der jeweiligen Personen und bezieht sich auf Können, Erfahrungen, Erinnerungen und Überzeugungen des Wissensträgers. Es wird oftmals auch als „stilles Wissen“ (engl. tacit Knowledge) bezeichnet. Internes implizites Wissen ist somit Wissen, dass in den Köpfenden der Mitglieder einer Organisation – z.B. den Mitarbeitenden – steckt. Es wurde aber bisher noch nicht erfasst oder dokumentiert. Implizites Wissen muss erst einmal erfasst und verschriftlicht werden, damit es von anderen Personen genutzt werden kann.
Beispiele für internes implizites Wissen:
Arbeitsweisen, interne Abläufe, Problemlösungsansätze, Erfahrungen, persönliche Netzwerke
4. Externes implizites Wissen:
Beim externe impliziten Wissen handelt es sich um nicht erfasstes Wissen, dass noch nicht in der Organisation vorhanden ist.
Beispiele für externes Implizites Wissen:
Expertenwissen aus Forschung, Lehre und Praxis; Insiderwissen
Welche Vorteile bietet ein systematisches Wissensmanagement?
1. Effizienzsteigerung:
Durch den gezielten Zugriff auf vorhandenes Wissen können Arbeitsprozesse optimiert und die Effizienz gesteigert werden. Doppelarbeit wird so vermieden.
2. Qualitätsverbesserung:
Die Bereitstellung von qualitativ hochwertigem Wissen unterstützt die Entscheidungsfindung und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung in der Organisation bei.
3. Zeit- und Kostenersparnis:
Durch die schnellere Auffindbarkeit von vorhandenem Wissen und der Reduzierung der Dopppelarbeit, kommt es zu Zeit- und Kostenersparnis.
4. Innovationsförderung:
Wissensmanagement schafft eine Umgebung, in der Wissen bestmöglich genutzt werden kann. Da Mitarbeitende Wissen teilen und verteilen, und auf vorhandenes Wissen aufbauen können, werden Kreativität und Innovation gefördert.
5. Risikominderung:
Ein systematisches Wissensmanagement minimiert das Risiko von Wissensverlusten durch unzureichende Dokumentation oder durch Mitarbeiterwechsel und Fachkräftemangel.
Bausteine des Wissensmanagements (nach Probst):
1. Wissensziele:
Sie geben den Rahmen fürs Wissensmanagement vor. Festlegung, welches Wissen und welche Fähigkeiten aufgebaut werden sollen.
2. Wissensidentifikation und Wissensorganisation:
Identifikation der vorhandenen internen und externen Daten, Informationen und Wissensquellen in einer Organisation. Sammlung, Aufbereitung, Strukturierung und Klassifizierung von Informationen und Wissen in einer Organisation.
3. Wissenserwerb:
Erwerb und Erfassung von relevantem Wissen und Know-how aus von externen Quellen.
4. Wissensentwicklung:
Entwicklung neuen Wissens, z.B. durch Entwicklung neuer Fähigkeiten, neuer Produkte, besserer Ideen und leistungsfähiger Prozesse innerhalb der Organisation.
5. Wissensteilung und Wissensverteilung:
Wissenstransfer und Bereitstellung von Wissen an diejenigen Personen, die es benötigen.
6. Wissensnutzung:
Anwendung von Wissen in konkreten Arbeitsprozessen und Entscheidungssituationen.
7. Wissensbewahrung:
Sicherstellung, dass kritisches Wissen langfristig erhalten bleibt, unabhängig von Mitarbeiterwechseln oder technologischen Veränderungen.
8. Wissensbewertung:
Methoden zur Messung der Wissensmanagementaktivitäten.
Methoden und Tools zum Wissensmanagement
Es gibt zahlreiche Methoden und Werkzeuge zur Unterstützung des Wissensmanagements. Auf diese hier im Detail einzugehen, würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Daher werden zahlreiche Methoden und Werkzeuge später in separaten Beiträgen noch vorgestellt werden.
Herausforderungen im Wissensmanagement:
1. Kulturelle Barrieren:
Wissensaustausch erfordert eine offene und kollaborative Unternehmenskultur. Diese muss vom Management befürwortet und in der gesamten Organisation auch gelebt werden. Eine Unternehmenskultur, die den Austausch von Wissen befürwortet und fördert, ist somit Vorausstezung für erfolgreiches Wissensmanagement.
2. Technologische Komplexität:
Es gibt zahlreiche Tools auf dem Markt, die das Wissensmanagement unterstützen. Wichtig ist dabei diejenigen Werkezuge herauszusuchen, die von der Organisation und den dort beteiligten Personen wirklich benötigt werden. Darüber hinaus müssen die eingesetzen Technologien auch mit den bereits in der Organisation vorhandenen Lösungen kompatibel sind. Die Auswahl und Implementierung von Wissensmanagement-Werkzeugen erfordern daher sorgfältige Planung.
3. Dynamik des Wissens:
Wissen veraltet schnell. Daher ist kontinuierliche Aktualisierung der aufgebauten Wissenssammlungen notwendig. Das Kosten-Nutzenverhältnis von einzelnen Wissensmanagement-Aktivitäten ist daher vor Einführung zu überprüfen. Gleichzeitig sollte sichergestellt werden, dass sowohl die technologischen als auch die personellen, finanziellen und zeitlichen Ressourcen langfristig für die jeweilige Aktivität zur Verfügung stehen.
4. Einbeziehung aller Beteiligten:
Erfolgreiches Wissensmanagement steht und fällt mit der Akzeptanz der beteiligten Personen. An erster Stelle steht hier das Kommittent des Managements. Wird Wissensmanagement nicht von der Führungsebene der Organisation befürwortet und unterstützt, wird es nie erfolgreich werden. Gleichzeitig muss es auch von allen anderen Personen der Organisation angenommen werden. Daher sollten alle beteiligte Stakeholder-Gruppen in den Implementierungsprozess fürs Wissensmanagement eingebunden werden. Regelmäßige Schulungs- und Supportangebote sichern zusätzlich die Akzeptanz der Wissensmanagement-Aktivitäten. Darüber hinaus ist es wichtig Anreizsysteme für die aktive Mitarbeit im Wissensmanagement zu schaffen. Diese müssen nicht zwingend monetär sein. Ohne jegliche Anreize werden aber die wenigsten Personen bereit sein, ihr Wissen mit anderen zu teilen, bzw. aktiv Wissen zu produzieren und bereitzustellen.
Fazit:
Wissensmanagement ist mehr als nur eine unternehmensinterne Bibliothek oder eine Wissensdatenbank. Es ist der Schlüssel zu Flexibilität, Innovation und nachhaltigen Entwicklung. Durch die systematische Sammlung, Pflege und Nutzung von Wissen werden Organisationen wettbewerbsfähiger und können sich dadurch besser positionieren.
In kommenden Blog-Posts wird noch näher auf einzelne Aspekte des Wissensmanagements eingegangen. Verschiedene Methoden und Tools werden vorgestellt, und Trends und Erfahrungen geteilt.