Wissensmanagement mit Microsoft 365

MS 365 ist in vielen Unternehmen weitverbreitet. Viele Module des Software-Pakets können auch für das Wissensmanagement genutzt werden.

Wer kennt es nicht?
Wir haben ein Dokument erstellt, und wissen nicht mehr, wo es abgespeichert wurde.
Für ein Projekt müssen sämtliche Informationen mit dem ganzen Projektteam geteilt werden, sodass alle Personen darauf Zugriff haben, jeder über Neuigkeiten und Termine informiert ist, und jedes Teammitglied weiß, was seine Aufgaben sind.
Wenn wir Urlaub nehmen möchten, müssen wir einen Urlaubsantrag einreichen. Wie wird das im Unternehmen gehandhabt und wo finden wir das Formular zum Urlaubsantrag?
Für ein anderes Projekt benötigen wir einen Experten zu einem bestimmten Thema. Gibt es diesen Experten im Unternehmen und wer von meinen Kollegen oder Kolleginnen kann mir sonst weiterhelfen?

Was haben alle diese Fragen gemeinsam? Bei allen geht es um das Thema Wissensmanagement.

Wissensmanagement

Unter Wissensmanagement verstehen wir allgemein das Sammeln, Aufbereiten, Verwalten und Wiederfinden von Daten, Informationen und Wissen in einer Organisation. Es wird bereits in vielen Unternehmen aktiv betrieben. Viele kleine Unternehmen (KMU) haben jedoch oft nicht die notwendigen Mittel, um umfangreiche Technologien für das Wissensmanagement einzuführen. Aber auch mit geringem Budget und Standard-Technologien können Institutionen bereits Grundlagen für ein erfolgreiches Wissensmanagement legen. Microsoft 365 (MS 365) ist eines dieser Standard-Software-Pakete, das in vielen Organisationen eingesetzt wird. Der folgende Beitrag beschreibt, wie kleine und mittelgroße Institutionen MS 365 für das Wissensmanagement nutzen können.

MS 365 Anwendungen für das Wissensmanagement

Nicht alle Apps aus dem MS 365-Paket eignen sich für das Wissensmanagement. Viele können aber das Verwalten und Wiederauffinden von Wissen unterstützen. Für das Wissensmanagement eignen sich insbesondere die folgenden Awnendungen:

1. SharePoint

SharePoint ist eine Webanwendung von Microsoft und kann sowohl als Plattform für Intranets und Teamseiten, aber auch als zentraler Ablageort für Dokumente und als Wissensdatenbanken verwendet werden.

Share-Point als Dokumentenablage und Wissensdatenbank

MS SharePoint wird in zahlreiche Unternehmen und Institutionen als Ablageort für alle Dokumente und Dateien verwendet. Die Software ermöglicht eine strukturierte Ablage und Verwaltung dieser. Durch die Anreicherungen der Dateien mit Metadaten, und Möglichkeiten zur Versionierung und Rechtevergabe ist es einem Document Management System (DMS) ähnlich. SharePoint kann daher eine alternative Lösung für diejenigen Unternehmen sein, die kein professionelles DMS oder Enterprise Content Management System (ECM) einsetzen. Einige Drittanbieter haben sogar Add-Ons für SharePoint im Angebot, mit denen SharePoint als DMS genutzt werden kann.

Unternehmen können SharePointnicht nur als zentraler Ablageort für alle Dokumente und Dateien im Unternehme nutzen. Dokumentenbibliotheken können auch gezielt als Wissensdatenbank (Knowledge Base) und zur Sammlung und Verwaltung von speziellen Wissensdokumenten verwendet werden. In Wissensdatenbanken werden häufig benötigte Dokumente, wie z.B. Vertragsvorlagen, Muster, Formulare, Checklisten, Arbeitsanleitungen, Handbücher oder Beispieldokumente gesammelt. Eine Suche über die Bestände dieser Wissensdatenbank in SharePoint ermöglicht das gezielte Suchen nach diesen Know-how-Dokumenten.

SharePoint als Intranet

Neben der Nutzung von SharePoint als zentrale Dokumentenablage oder Wissensdatenbank, lässt sich mit der Anwendung auf einfache Art und Weise ein Intranet gestalten. Intranets sind oft die erste Anlaufstelle bei Fragen rund um das Unternehmen und ein wichtiger Baustein im Wissensmanagement. Sie gelten als Netzwerk, um interne Informationen und Ressourcen allen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. Neben Dokumenten und Dateien werden über ein Intranet häufig auch Neuigkeiten und Veranstaltungen kommuniziert. Auch die Einbindung von Wikis oder Diskussionsforen zur Förderung des Austausches aller Nutzenden ist möglich. Die einzelnen SharePoint-Seiten des Intranets werden mithilfe sogenannter Webparts gestaltet und verschiedene Elemente können eingefügt werden. Die relevantesten Webparts sind:

• Texte
• Bilder
• Dokumentenbibliothek-Webpart
  (Anzeige und Verwaltung von Dokumenten)
• Listen
• Links
• Videos
  (Anzeige von Videos)
• Kalender mit Terminen und Veranstaltungen)
• Nachrichten:
  (Anzeige von Neuigkeiten und Ankündigungen)
• Microsoft Forms:
  (zum Einfügen von Umfragen, Formularen oder Quizzen)
• Kontakte
  (zeigt Personen aus der Organisation an.)

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams ist die zentrale Kollaborationsplattform für Besprechungen, Kommunikation und Zusammenarbeit in MS 365. Zum einen kann es für Online-Meetings oder Webinare genutzt werden. Zum anderen werden verschiedene Chat-Möglichkeiten zur Verfügung gestellt.

In den normalen Chats sind Chatverläufe für ein oder mehrere Personen möglich. Für regelmäßige Austausch von mehreren Personen zu einem Themengebiet oder Projekt ist es sinnvoll eparate Teams mit Kanälen in MS Teams anzulegen. Diese beinhalten neben einem Gruppenchat auch eine gemeinsame Datei-Ablage. Hinter jedem Teams-Team steckt eine SharePoint-Seite, sodass zu jedem Team auch eine Website/Intranetseite erstellt werden kann. Über weitere Registerkarten können diese SharePoint-Seite oder andere Anwendungen in das Team integriert werden. Häufig genutzt werden in diesem Zusammenhang z.B. Notizbücher in OneNote, Whiteboards oder der MS Planner für die Aufgabenkoordination. Neben Mitarbeitenden der eigenen Organisation, können – je nach Rechtemanagement des Unternehmens – auch externe Gäste zu einem Teams Team zugelassen werden. Dies ermöglicht eine Zusammenarbeit über die eigene Organisation und das eigene Unternehmen hinaus.

MS Teams als Wissensmanagement-Plattform für Projekte und Arbeitsgruppen

Teams und Kanäle in MS Teams fördern das kollaborative Arbeiten in der Gruppe. Sie können so für das Wissensmanagement in einem Projekt oder einer Arbeitsgruppe genutzt werden. Der Dateiupload bietet einen zentrale Ablageort für alle relevanten Dokumente und Dateien zum Projekt. Die Chatfunktion fördert die Kommunikation als auch den Wissensaustausch in der Gruppe. Über die dahinterliegende SharePoint-Seite kann das Projekt-Team weitere Informationen, wie z.B. Neuigkeiten, Veranstaltungen oder Ansprechpartner zur Verfügung stellen. Weitere Add-ons, wie z.B. MS OneNote oder das Whiteboard vereinfachen die Dokumentation. Einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben, ihren aktuellen Status und die verantwortlichen Personen bietet die integrierte To Do-App

3. OneNote

OneNote ist ein digitales Notizbuch und kann zur Dokumentation von Besprechungen, Lessons Learned, Projekterfahrungen oder zur Sammlung von Notizen, Ideen, Links, Skizzen und Bildern verwendet werden. Durch die Integration in SharePoint und Teams-Kanäle können Gruppen eine gemeinsame Notizsammlung anlegen.

OneNote für Labortagebücher oder Hauskommentare

Im Wissensmanagement kann OneNote z.B. für gemeinsame Labortagebücher, Projekttagebücher oder juristische Hauskommentare verwendet werden. Es eignet sich insbesondere für die langfristige Dokumentation von Notizen, Ideen und Besprechungen.

4. Microsoft Loop

Microsoft Loop ist eine relativ neue Anwendung, die OneNote sehr ähnlich ist. Es ist eine kollaborative Plattform von Microsoft, zur Zusammenarbeit in Teams und Organisation von Projekten. Auch in Loop werden Informationen und Notizen gemeinschaftlich erfasst. Im Gegensatz zu OneNote ist Loop rein webbasiert und kann nicht offline genutzt werden. Dafür ist das Layout flexibler, da Loop-Seiten dynamisch anpassbar sind. Anstatt einzelner Abschnitte und Seiten werden in Loop verschiedene Arbeitsbereiche (Workspaces) zu Themen oder Projekten angelegt. Diese Arbeitsbereiche beinhalten dann jeweils Unterseiten und Komponenten.

Zahlreiche Vorlagen für Loop-Seiten und Komponenten, z.B. für Projektplanung, Besprechungsnotizen, Retrospektiven oder Produktwiki, erleichtern das Gestalten der Loop Struktur. Einzelne Loop-Komponenten, wie z.B: Abstimmungstabellen, Kanban-Board, Checklisten oder Q&As können aber auch in OneNote eingefügt werden.

Während OneNote seinen eigentliche Fokus auf persönliche Notizen legt, ist Loop insbesondere auf die Zusammenarbeit in Gruppen ausgerichtet. Allerdings ist Loop nur für Aufgaben und Notizen gedacht, die keine langfristige Relevanz haben, und z.B. nach Projektabschluss nicht mehr benötigt werden.

5. Planner und To Do

Microsoft Planner und To Do sind Tools zur Verwaltung von Aufgaben und zur Organisation von Projekten. Aufgaben können erstellt, mit Zusatzinformationen, Anlagen und Checklisten versehen, und anderen Personen zugewiesen werden. Prioritäten und Fristen werden angezeigt und der Fortschritt nachverfolgt. Als Ansichtsmöglichkeiten sind eine Raster-, Board-, Kalender- oder Diagrammansicht möglich.

To Do kann auch in einen Teams-Kanal eingebettet werden. Es wird dann im Kanal in einer separaten Registerkarte angezeigt.

Wissensmanagement in Projekten mit Planner und To Do

Planner und To Do sind Projektmanagement-Tools. Sie unterstützen das Wissensmanagement in Projekten. In den beiden Anwendungen werden alle relevanten Aufgaben, die Zuständen Personen und der jeweilige Arbeits-Status aufgezeigt. Diese Übersicht über alle Aufgaben zu einem Projekt oder einer Gruppe sorgt für Transparenz und einen offenen Informationsaustausch in der Gruppe. Dies steigert die Effizienz in einem Team. Austausch an Informationen. Eingebettet in einem Teams-Kanal runden To Do das Wissensmanagement in einem Projekt ab.

6. Viva Engage (früher Yammer)

Viva Engage ist ein internes soziales Netzwerk, das den informellen Wissensaustausch fördert. Mitglieder können Diskussionen anstoßen, Fragen stellen, Antworten geben, Abstimmungen starten und Lob verteilen. Fragen werden dadurch meist gezielter beantwortet, als in einem Chat via MS Teams.

Interne soziale Netzwerke und Communities im Wissensmanagement

Mit Viva Engage können Communities und Gruppen zu spezifischen Themen erstellt werden. Diese fördern den internen Austausch und den Wissenstransfer im Unternehmen Diskussionsforen eignen sich, um Fragen zu stellen und Antworten von Kollegen zu erhalten, Abstimmungen anzustoßen und Lob zu verteilen.

Wer mag, kann sein Unternehmensprofil durch ergänzende Details zu seiner Person anreichen. Infos zur eigenen Biografie, Skills, Interessen und Hobbies, Bildung oder Geburtstag sind freiwillige Angaben. Jeder User entscheidet daher für sich selbst, welche persönlichen Informationen Kolleginnen und Kollegen wissen dürfen. Durch diese Profil-Ergänzung entsteht ein internes soziales Netzwerk, dass auch zur Suche nach internen Experten nutzbar ist.

7. Co-Pilot: Wissensmanagement mit KI

Selbstverständlich gibt es auch für MS 365 eine Integration der Microsoft-KI Co-Pilot. Diese ist allerdings kostenpflichtig und kann zusätzlich dazu gebucht werden. Co-Pilot unterstützt sowohl das Auffinden von Informationen, als auch das Erstellen von Dokumenten und Inhalten. Der Co-Pilot kann so bei der Generierung von Content und Wissen unterstützen.

Rechtliche Vorgaben berücksichtigen

Beim Einsatz von Software für das Wissensmanagement sind immer die gesetzlichen Regelungen zu beachten. Insbesondere datenschutzrechtliche und urheberrechtliche Bestimmungen müssen eingehalten werden. Werden KI-Tools wie der MS Co-Pilot eingesetzt, muss zusätzlich die KI-Verordnung mitberücksichtigt werden. Ggfs. sind auch vorab der Betriebsrat zu informieren. Bei der Implementierung einer Software sollte daher immer vorab der Datenschutzbeauftragte mit ins Boot geholt werden, damit alle notwendigen Regelungen beachtet werden.

Fazit

Microsoft 365 ist ein umfangreicher Online-Dienst und Software-Paket, der mit seinen verschiedenene Komponenten das Wissensmanagement unterstützt. Da es bereits von vielen Institutionen lizensiert wird, eignet es sich insbesondere für kleine Unternehmen und Institutionen, die nicht zusätzliches Geld für weitere Wissensmanagement-Anwendungen in die Hand nehmen möchten.

Wenn Sie MS 365 für Ihr Wissensmanagement nutzen möchten, sprechen Sie uns gerne an. Wir unterstützen Sie gerne bei der Einfühung und freuen uns über ein unverbindliches Erstgespräch mit Ihnen!

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