Ein systematisches Wissensmanagement, bei dem das Wissen einer Organisation bestmöglich genutzt wird, kann erheblich zur Effizienzsteigerung eines Unternehmens beitragen. Doch leider lässt sich Wissensmanagement nicht von jetzt auf gleich einsetzen. Aufbau und Initiierung von Wissensmanagement in einer Organisation erfordert strategische Planung, Kommunikation und die Implementierung von Systemen und Prozessen zur Erfassung, Teilung und effektiven Nutzung von Wissen.
Wie also anfangen?
Hier sind die ersten Schritte zur Einführung von Wissensmanagement in einer Organisation.
1. Zusammenstellung eines Wissensmanagement-Teams
Um Wissensmanagement effektiv etablieren zu können, müssen konkrete Personen benannt werden, die sämtliche Wissensmanagement-Aktivitäten koordinieren. Mindestens ein konkreter Ansprechpartner fürs Wissensmanagement ist erforderlich, damit alle Aktivitäten zentral gebündelt werden können. Sinnvoll ist aber, weitere interessierte Ansprechpersonen aus unterschiedlichen Teams mit einzubeziehen, die bei Bedarf dem Wissensmanager oder dem Wissensmanagement-Team zur Verfügung stehen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Wissensmanagement-Bedarfe aus den jeweiligen Abteilungen oder Fachbereichen mit berücksichtigt werden.
2. Klare Ziele definieren
Stehen Ansprechpartner für Wissensmanagement fest, sollte erst einmal überlegt werden, was mit Wissensmanagement bewirkt werden soll. Daher sind zunächst einmal klare Ziele für das Wissensmanagement in der Organisation festzulegen.
Was soll mit Wissensmanagement erreicht werden? Egal ob es beim Wissensmanagement um die Verbesserung der Zusammenarbeit, Entwicklung neuer Innovationen oder um die allgemeine Steigerung der Effizienz durch optimale Wissensnutzung geht. Die Ziele sollten schriftlich nach der SMART-Methode festgelegt werden. Diese sind in kurz-, mittel- und langfristige Ziele zu unterteilen. Wichtig ist auch die Wissensmanagementziele auf die übergeordneten Ziele des Unternehmens auszurichten. Inwiefern trägt Wissensmanagement dazu bei die Gesamtziele der Organisation zu erreichen?
Wurden die Ziele fürs Wissensmanagement festgelegt, sind diese auch auf allen Ebenen zu kommunizieren. Jede Person in der Organisation muss über die Gründe und Ziele der Wissensmanagement-Aktivitäten Bescheid wissen, um diese auch verstehen und annehmen zu können.
3. Unterstützung durch das Management sichern
Neuerungen können nur erfolgreich in einer Organisation etabliert werden, wenn diese von der Geschäftsführung befürwortet und mitgetragen werden. Die Befürwortung durch die Leitungsebene ist daher essenziel für den Erfolg von Wissensmanagement in der Organisation. Kennen die Führungskräfte ihre persönlichen Vorteile durch Wissensmanagement und wissen sie, inwiefern Wissensmanagement zur Erreichung der Gesamtziele der Organisation beiträgt, werden Aktivitäten schneller unterstützt.
Gleichzeitig dienen Führungskräfte auch als Vorbildfunktion für alle Mitarbeitende. Beteiligen sie sich aktiv an Wissensmanagement-Maßnahmen motiviert dies auch alle anderen zum Mitmachen.
4. Bestandsanalyse: Durchführen eines Wissens-Audit
Bevor aktiv mit dem Aufbau des Wissensmanagements begonnen werden kann, muss zunächst eine ausführliche Bestandsaufnahme des vorhandenen Wissens und der ggfs. schon existierenden Wissensmanagement-Maßnahmen durchgeführt werden. Dazu wird ein sogenanntes Wissen-Audit durchgeführt, bei dem alle vorhandenen Wissensquellen erfasst, Wissensmanagement-Bedarfe ermittelt und kritische Lücken und Bereich identifiziert werden.
5. Erstellung einer Wissensmanagement-Roadmap
Im Anschluss an das Wissens-Audit kann ein Aktionsplan oder eine Wissensmanagement-Roadmap erstellt werden. Hier werden alle geplanten Maßnahmen und Aktivitäten für das zukünftige Wissensmanagement festgelegt. Ein zeitlicher Ablauf und Zuständigkeiten der einzelnen Aktivitäten, werden ebenfalls verzeichnet.
6. Auswahl und Implementierung erster Wissensmanagement-Werkzeuge
Auf Basis der Wissensmanagement-Roadmap können nun geeignete Werkzeuge und Technologien zur Unterstützung des Wissensmanagements ausgewählt werden. Dazu können je nach Bedarf z.B. Dokumenten-Managementsysteme (DMS), Kollaborations-Plattformen, Custormer Relationship Management-Systeme (CRM) oder Werkzeuge für den Wissensaustausch zählen.
7. Entwicklung einer Wissensmanagement-Struktur
Klassischerweise wird damit begonnen, einen zentralen Ablage-Ort für alle Dokumente und Dateien zu schaffen, z.B. in Form eines Dokumenten-Management-Systems. Dafür ist es zunächst einmal erforderlich eine Struktur zur Organisation und Kategorisierung der organisationsweiten Dokumente und Dateien zu erstellen. Dies kann z.B. durch die Erstellung einer Wissensmanagement-Klassifikation, Taxonomie oder eines Wissenshierarchie erfolgen. Diese stellt sicher, dass die Medien und Dateien innerhalb der Organisation einheitlich erfasst und wieder gefunden werden können.
8. Starten von Pilotprojekten
Es ist ratsam mit kleinen, überschaubaren Pilotprojekten zu starten, um Wissensmanagementprozesse und -Werkzeuge zu testen. Erste kleine Projekte führen zu schnellen Erfolgen. Dies steigert die Motivation für weitere Wissensmanagement-Aktivitäten.
Sollte bei dem Wissens-Audit festgestellt werden, dass mehrere unterschiedliche Werkzeuge benötigt werden, so sind diese nacheinander zu implementieren. Die Einführung mehrerer Tools parallel führt in den meisten Fällen dazu, dass viele Werkzeuge nur halbherzig genutzt, oder User nicht richtig mitgenommen und geschult werden. Dies schwächt die Akzeptanz der jeweiligen Tools und des Wissensmanagement im Allgemeinen. Mehrere parallele Wissensmanagement-Projekte sind daher zu vermeiden. Die Erkenntnisse aus den Pilot-Projekten können dann für weitere Wissensmanagement-Aktivitäten und -Projekte genutzt werden.
9. Beteiligte mitnehmen und Hilfe anbieten
Wissensmanagement-Werkzeuge werden nicht von allein genutzt. Im Rahmen der einzelnen Projekte ist es daher wichtig die beteiligten Personen von Anfang an mitzunehmen und dauerhaft ausreichend Hilfestellung anzubieten. Durch Schulungen bei der Einführung und Auffrischungs-Trainings im laufenden Betrieb erlangen Nutzende die notwendigen Grundkenntnisse, um die Tools in der täglichen Arbeit nutzen zu können. Weitere Hilfsangebote, wie z.B. Benutzungshandbücher, Leitfäden, FAQs oder kurze Lern-Videos bieten zusätzliche Unterstützung bei Fragen, die während der täglichen Arbeit aufkommen. All diese Materialien können über ein Intranet oder MS SharePoint den Usern zur Verfügung gestellt werden. Ein MS Teams-Kanal kann zusätzlich als Helpdesk eingerichtet werden und durch die Chatfunktion zusätzliche Hilfestellung innerhalb der Nutzenden bieten.
10. Förderung einer Wissenskultur
Eine entsprechende Wissenskultur ist für erfolgreiches Wissensmanagement wichtig. Für Mitarbeitende und Führungskräfte sollte das Teilen und Verteilen von Know-how und der Erwerb und die Generierung von neuem Wissen selbstverständlich sein. Dazu zählt ebenfalls ein Umfeld zu schaffen, in dem experimentiert und Fehler gemacht werden darf. Die aktive Beteiligung am Wissensmanagement muss daher gefördert und auch belohnt werden. Anreizsysteme für den Wissensaustausch schaffen Motivation zur Wissensarbeit. Dabei müssen Anreize nicht immer materiell sein, sondern können auch in Form von immateriellen Anerkennungen bestehen. Interne Erfolgsgeschichten zu aktivem Wissensaustausch oder Wissensgenerierung können zusätzlich die Wissenskultur fördern.
11. Einrichtung von Communities of Practice
Wurden die Rahmenbedingungen für eine Wissenskultur geschaffen, müssen diese auch innerhalb der jeweiligen Abteilungen und Fachbereiche etabliert werden. Die Schaffung von Praxisgruppen, in denen Mitarbeitende mit ähnlichen Aufgaben oder Interessen zusammenarbeiten, dient dazu diese Wissenskultur in die jeweiligen Teams und Fachgruppen zu transportieren. Wissen und Erfahrungen zu den jeweiligen Fachgebieten können innerhalb der Fachgruppe ausgetauscht und geteilt werden. Durch den regelmäßigen Austausch zum jeweiligen Fachgebiet können darüber hinaus neues Wissen und Ideen generiert werden.
12. Ermutigung zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit
Eine Wissenskultur bereichert durch ihren interdisziplinären Ansatz. Neben dem Austausch innerhalb einer Praxisgruppe ist daher ein teamübergreifender Austausch zu fördern. Durch das Aufbrechen von Wissens-Silos und die Förderung von Wissensaustausch zwischen Teams werden Organisationen flexibler und handlungsfähiger. Die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen, Fachbereichen und Hierarchieebenen ist daher zu fördern.
13. Dokumentation von Best Practices
Wurden erste Erfahrungen gesammelt, sodass Best Practices festgelegt werden können, sind diese zu dokumentieren und innerhalb der Organisation zu teilen. Richtlinien und Ressourcen zu einzelnen Wissensmanagement-Tools und -Maßnahmen helfen Mitarbeitenden, das Wissensmanagementsystem effektiv zu nutzen.
14. Leistung messen und überwachen
„You can’t manage, what you can’t meassure“. Um den Erfolg von Wissensmanagement-Aktivitäten bewerten zu können, müssen zunächst einmal Kennzahlen festgelegt und in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Mithilfe der Kennzahlen können die Fortschritte einzelner Maßnahmen überprüft werden. Feedback gibt zusätzlich Aufschluss über die Wirkung einzelner Maßnahmen.
15. Überprüfen und Verbessern
Wissensmanagement entwickelt sich ständig weiter. Veränderte Rahmenbedingungen in der Organisation oder der Branche, sowie technologische Neuerung, als auch das Feedback der Beteiligten erfordern regelmäßig eine Überprüfung und Aktualisierung der jeweiligen Wissensmanagement-Strategie und ihrer Aktivitäten. Kontinuierliche Anpassungen und Verbesserungen sind daher Teil des Wissensmanagement-Systems.
Fazit
Jede Reise beginnt mit einem ersten Schritt. Mit diesen ersten Schritten kann ein Grundstein für ein solides Wissensmanagementsystem in einer Organisation gelegt werden. Wissensmanagement ist keine einmalige Aktivität, sondern eine ständige Aufgabe, die Engagement, kontinuierliche Verbesserung und Anpassungsfähigkeit bedarf. Wichtige Voraussetzungen sind die Unterstützung durch die Unternehmensführung und die Etablierung einer Wissenskultur. Wird Wissensmanagement aber erfolgreich im in der Organisation etabliert, trägt es erheblich zur Effizienzsteigerung bei.