In Veränderungs-Situationen ist es wichtig, betroffene Personen mitzunehmen. Verschiedene Maßnahmen helfen dabei, die Akzeptanz für Neuerungen zu Förderung und die Annahme der Veränderung zu erleichtern.
Im Zentrum jeder Veränderung stehen die Menschen, die davon betroffen sind. Egal, um welche Veränderung es sich handelt – eine technologische Neuerung, ein Wechsel in der Team-Leitung, neue Arbeitsprozesse oder eine umfangreiche Restrukturierung – bei einem Veränderungs-Vorhaben ist es wichtig, diese Personen abzuholen und mitzunehmen. Verschiedene Maßnahmen und Aktivitäten helfen dabei, Betroffene mit ins Boot zu holen und ihnen die Akzeptanz und den Umgang mit der Veränderung zu erleichtern. Zehn Methoden werden hier vorgestellt.
1. Eine Vision entwickeln
Damit Veränderungen angenommen werden können, müssen betroffene Personen zunächst einmal wissen, was mit der Veränderung bewirkt werden soll. Wenn Beteiligte verstehen, was die Ziele der Veränderung sind, warum eine Veränderung notwendig ist, und was passieren würde, wenn diese nicht erfolgt, sind sie eher bereit, eine Neuerung zu akzeptieren. Hilfreich ist dabei eine Veränderungs-Vision zu erstellen. Eine Vision ist ein Leitbild, das den Ausblick auf die Zukunft bietet. Sie stellt somit eine Wegweiser für die beteiligten Personen dar, nach dem sie sich orientieren können.
2. Den Nutzen herausstellen
Wenn betroffene Personen wissen, welche Vorteile eine Veränderung für sie persönlich hat, sind sie eher bereit sich auf die Neuerung einzulassen. Die wichtigste Frage betroffener Personen ist daher „What’s in it for me?“ .Kann diese Frage schlüssig und zufriedenstellend beantwortet werden, reduziert dies Widerstände und Vorbehalte.
3. Aktiv an der Veränderung beteiligen
Werden Personen aktiv an der Veränderung beteiligt, haben sie das Gefühle Kontrolle über die Veränderung zurückzuerlangen und können besser mit Neuerungen umgehen. So wird aus den ehemals betroffenen Personen, Beteiligte der Veränderung. Die Beteiligung kann über das ganz Projekt erfolgen, als auch nur temporär in einzelnen Phasen oder Teilprojekten. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, um Betroffene aktiv an der Veränderung zu beteiligen
3.a. Mitglied im Change-Team
Als Mitglied des Change-Teams ist eine Person über das ganze Projekt direkt an der Veränderung beteiligt. Sie kann somit direkt über den gesamten Zeitraum an der Veränderung arbeiten und diese mit beeinflussen.
3.b. Change Agents
Etwas weniger Engagement erfordert die Funktion eines Change-Agent oder Champions. Change-Agent sind Vertreter der einzelnen Abteilungen und Fachbereiche einer Organisation, die eng mit dem Change-Team zusammenarbeiten und die Bedarfe und Anforderungen ihres Bereiches an das Change-Team weiterleiten. Gleichzeitig dienen sie innerhalb ihres Teams als Ansprechpartner für diese Veränderung und werden dementsprechend separat und umfangreich geschult.
3.c. Temporäre Einbeziehung in einzelnen Phasen
Im Rahmen eines Change-Projektes benötigt das Change-Team immer wieder Input und Unterstützung von den verschiedenen Stakeholdergruppen. Dies können z.B. ein Brainstorming, das Testen von neuen Tools oder Prozessen, oder aber auch das Sammeln von Anwendungsfällen sein. Für diese einzelnen Phasen oder Teilprojekte ist der Austausch mit den Betroffenen sehr wichtig. Durch Co-Creation-Workshops, Umfragen, Interviews oder Feedback-Runden, können so betfroffene Personen mit eingebunden werden. Da Change-Agents als erste Ansprechpartner innerhalb der Teams für solche Themen gelten, werden diese oft für solche Aktivitäten einbezogen. Aber auch weitere Personen aus den Teams können an einzelnen Aktivitäten teilnehmen und so beteiligt werden.
4. Kommunikation und Transparenz
Kommunikation ist ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Veränderungsvorhaben. Eine umfangreich, regelmäßig und transparente Kommunikation sorgt dafür, dass alle beteiligten Personen wissen, wie der aktuelle Stand ist, und was als nächstes passiert. Dadurch können sie sich besser darauf einstellen, was auf sie zukommt. Durch transparente Kommunikation bekommen Beteiligte das Gefühl ernst und auf Augenhöhe wahrgenommen zu werden. Dabei sollten nicht nur die Stärken und Chancen, sondern auch die Schwächen und Risiken einer Veränderung kommuniziert werden. Eine offene und transparente Kommunikation schafft Vertrauen und reduziert Unsicherheiten. Gerade wenn Risiken bekannt sind, können sich Beteiligte auch darauf einstellen.
Wichtig ist auch, dass die Kommunikation im Veränderungsprojekt nicht nur einseitig erfolgt. Auch den betroffenen Personengruppen muss die Möglichkeit gegeben werden Fragen, Wünsche und Bedenken zu äußern. Austauschformate und Feedback-Mechanismen sind daher einzuführen, um Kommunikation auf verschiedenen Ebenen zu ermöglichen.
5. Information
Eng verbunden mit der Kommunikation ist die Information über die geplanten Veränderungen. Betroffene Personen müssen wissen, worum es bei der Veränderung geht, und wie sie mit dieser umgehen müssen. Je besser Beteiligte informiert sind, desto besser können sie auch mit der Neuerung umgehen. Daher muss auch neben den Kommunikationsangeboten die Möglichkeit gegeben werden, Informationen einzuholen und abzurufen, wenn sie von den jeweiligen Personen benötigt werden. Informationen können z.B. in Form von Handbücher, Leitfäden, Wikis, FAQs oder Video-Tutorials bereitgestellt werden. Auch Checklisten, Vorlagen und Muster oder Arbeitsanleitungen können hilfreiche sein. Eine SharePoint- oder Intranet-Seite bieten eine gute Plattform, um alle Informationsangebote an einem zentralen Ort bereitzustellen.
6. Schulung und Weiterbildung
Gezielte Weiterbildung ist eine weitere Methode, um betroffene Personen bei Veränderungen mitzunehmen. Durch Training und Weiterbildung lernen Beteiligte diejenigen Fähigkeiten, die sie benötigen, um mit der Veränderung umzugehen. Dabei sollten die Weiterbildungsangebote passgenau auf die unterschiedlichen Anforderungen und Bedarfe ausgerichtet sein. Verschiedene Rollen und Funktionen müssen unterschiedlich mit der jeweiligen Veränderung umgehen. Training und Weiterbildung sind daher für die Abteilungen oder Positionen individuell zu gestalten. Zusätzlich sind die unterschiedlichen vorhandenen und benötigten Erfahrungsstufen zuberücksichtigen, sodass Kursangebote für Anfänger, Fortgeschrittene und Profis unterteilt werden. Gezielte Schulungen für Change-Agents und Führungskräftebieten die Möglichkeit Multiplikatoren weiterzuentwickeln.
7. Weitere Unterstützungsangebote
Neben Information und Weiterbildung kann über weitere Unterstützungsmöglichkeiten nachgedacht werden. Diese helfen Betroffene dabei, sich an Veränderungen anzupassen. Weitere Unterstützungsangebote können z.B. Mentoring, Coaching oder sogar eine psychologischen Unterstützung sein. Selbstverständlich können solche umfangreichen Individual-Maßnahmen nur für außergewöhnliche Veränderungssituationen erfolgen. Was aber in jedem Fall angeboten werden kann, ist genügend Zeit, um mit der Veränderung zurecht zu kommen. Neues in den Alltag und den Arbeitsablauf zu integrieren, geht nicht von heute auf morgen. Daher ist es wichtig, allen Beteiligten auch genügend Zeit zu gewähren, bis die neuen Fähigkeiten und Arbeitsweisen sich gesetzt haben und zur Routine geworden sind.
8. Führungskräfte als Vorbilder
Vorgesetzte sind ein wichtiger Faktor, um Mitarbeitende mitzunehmen. Führungskräfte haben daher bei Veränderungsprozessen eine Vorbildfunktion. Lassen diese sich auf eine Veränderung ein und sind ihr gegenüber positiv gestimmt, werden auch die Mitarbeitenden eher dazu bereit sein, sich auf die Neuerung einzulassen. Führungskräfte müssen daher den Wandel vorleben und unterstützen. Damit Führungskräfte sich in dieser Vorbildfunktion besser zurechtfinden, können gezielte Schulungsangebote und Coaching angeboten werden.
9. Veränderungen schrittweise umsetzen
Werden Veränderungen auf die Schnelle im großen Stil umgesetzt, fühlen sich die meisten Betroffenen überfahren. Um dies zu vermeiden ist eine schrittweise Einführung von Veränderungen sinnvoll. Dadurch wird betroffenen Personen die benötigte Zeit gegeben, sich an Veränderungen anzupassen und Feedback zu geben. In der Praxis hat es sich vor Allem bewährt, zu Beginn kleine Maßnahmen umzusetzen, die schnelle Erfolge liefern. Diese sogenannten „Quick Wins“ motivieren alle beteiligten Personen und machen Lust auf mehr Veränderung. Wurden erste Maßnahmen erfolgreich umgesetzt, können diese auch für Erfolgsgeschichten (Success Stories) genutzt werden. Erfolgsgeschichten dienen als positives Beispiel für die Veränderungen und nehmen Angst vor dem Neuen.
10. Kultur der Offenheit
Ein weiterer wichtiger Einflussfaktor für die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen ist die jeweilige Unternehmenskultur. Eine Kultur der Offenheit, in der Mitarbeitende ihre Ideen, Wünsche und Bedarfe einbringen können, sorgt dafür, dass weitere Veränderungen möglich sind und Angst vor Neuem reduziert wird. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch der Umgang mit Fehlern. Herrscht im Unternehmen eine Fehlerkultur, in der kleine Fehler eher als Chance, und nicht als Risiko oder Schaden gesehen werden, können weitere Veränderungen schneller umgesetzt werden.
Fazit
Um Veränderungen erfolgreich in Unternehmen umzusetzen, müssen alle betroffenen Personen mitgenommen werden. Verschiedene Maßnahmen und Aktivitäten können dazu beitragen aus Betroffenen Beteiligte zu machen. Neben einer aktiven Beteiligung von betroffenen Personen, ist es wichtig, Sinn und Zweck einer Veränderung durch eine Vision zu vermittelt, umfangreich zu kommunizieren, und Informations-, Weiterbildungs- und weitere Unterstützungsangebote anzubieten. Eine schrittweise Umsetzung der Veränderung und eine offene Kultur, die Fehler zulässt, tragen ebenfalls dazu bei, dass alle Beteiligte dabei sind und mit der Veränderung umgehen können.
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