Die beste Strategie bringt nichts, wenn sie nicht umgesetzt wird. Ein Umsetzungsplan hilft dabei, alle geplanten Maßnahmen aufeinander abzustimmen und den zeitlichen Rahmen optimal zu nutzen.
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Wir erleben es häufig. In mühseliger Arbeit hat ein Team eine neue Strategie entwickelt und ein Konzept erstellt. Sie haben Vision, Mission und Ziele definiert, Handlungsfelder daraus abgeleitet und passende Maßnahmen zur Erreichung der Ziele geplant. Im Anschluss stellten sie das Konzept in den Gremien mit den entsprechenden Stakeholdern vor und es wird von den Entscheidungsträgern gelobt. Und dann…
… dann passiert gar nichts. Die Umsetzung wird zwar geplant, Informationen eingeholt, Termine angedacht, aber irgendwie verläuft das Ganze im Sande. Das Konzept verschwindet schließlich in einer Schublade und die Ideen werden nicht umgesetzt. Die erarbeitete Strategie bleibt ein Papiertiger.
Um dieses Szenario zu vermeiden ist es wichtig, schon bei der Strategieentwicklung die Umsetzung zu planen – und zwar so, dass sie realistisch ist und alle geplanten Maßnahmen und Aktivitäten ihrer Priorität nach über den gesamten Umsetzungszeitraum verteilt werden. Dies sorgt für eine gleichbleibende Arbeitsauslastung während des gesamten Transformationsprozesses, und verhindert eine Überlastung des Personals. Schließlich muss neben der Strategieumsetzung auch das tägliche Geschäft aufrecht erhalten bleiben. Ein Umsetzungsplan ist daher Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung.
Der Umsetzungsplan
Ein Umsetzungsplan ist ein Plan, der festlegt, wie eine Strategie in der Praxis erreicht wird. Er übersetzt die geplanten Maßnahmen in konkrete Schritte, und macht Zeit, Ressourcen, Verantwortlichkeiten und Kennzahlen verbindlich. Die Erstellung eines Umsetzungsplans hat verschiedene Vorteile für die Strategieentwicklung:
- Klare Orientierung: Ziele werden in konkrete Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Zeiträume übersetzt.
- Verbindlichkeit: Zuständigkeiten und erwartete Ergebnisse sind eindeutig festgelegt.
- Priorisierung: Wichtige Maßnahmen können nach Dringlichkeit, Nutzen und verfügbaren Ressourcen geordnet werden.
- Bessere Ressourcennutzung: Personal, Budget und Zeit werden gezielter eingesetzt.
- Transparenz: Alle Beteiligten wissen, was wann und von wem umgesetzt werden soll.
- Fortschrittskontrolle: Meilensteine und Kennzahlen ermöglichen eine regelmäßige Überprüfung.
- Früherkennung von Problemen: Verzögerungen, Engpässe oder Zielabweichungen werden schneller sichtbar.
- Höhere Akzeptanz: Mitarbeitende können besser eingebunden und über die nächsten Schritte informiert werden.
- Flexibilität: Der Plan kann angepasst werden, wenn sich Rahmenbedingungen oder Prioritäten ändern.
- Messbare Ergebnisse: Der Erfolg der Strategie lässt sich anhand konkreter Ziele und Kennzahlen bewerten.
Priorisierung der Ziele und Maßnahmen
Da in einem Strategiekonzept mehrere Handlungsfelder festgelegt und verschiedene operative Ziele definiert werden, können wir nicht einfach die Maßnahmen der Reihe nach abarbeiten. Für die Gesamtplanung unserer Umsetzung müssen wir alle Aktivitäten und Maßnahmen aus den verschiedenen Strategiefeldern und Zielen unter einen Hut bekommen. Dafür müssen wir die geplanten Maßnahmen priorisieren, Schwerpunkte setzen und Ziele aufeinander abstimmen. Dies sorgt für eine gleichbleibende Auslastung und Umsetzung der Strategie im geplanten Transformationszeitraum. Dabei gilt es gegenseitige Abhängigkeiten der verschiedenen Ziele und Maßnahmen voneinander zu berücksichtigen. Wenn Ziel 1 zuerst erreicht werden muss , bevor die Aktivitäten in Ziel 2 angegangen werden können, müssen wir dies dementsprechend einplanen.
Verschiedene Methoden helfen bei Auswahl und Priorisierung der Ziele. Hier einige Beispiele
- Punkteabfrage:
Jedes Auswahlmitglied erhält eine Punktzahl, die es auf die Anwendungsfälle verteilen darf. Die Ziele mit den meisten Punkten werden umgesetzt. - MoSCoW-Methode:
must have, could have, should have, won‘t have - Kosten-Nutzen-Analyse:
Gegenüberstellung von Nutzen und Kosten; die Handlungsfelder mit dem größten ROI werden umgesetzt - Entscheidungsmatrix:
Gegenüberstellung mehrerer Kriterien; höchste Punktzahl wird umgesetzt - Aufwand-Wirkungs-Matrix:
Gegenüberstellung von Aufwand und Wirkung; Identifizierung von Quick Wins, strategischen Projekten, Nice to haves und Zeitfressern
Beispiel: Aufwand-Wirkungs-Matrix
Besonders geeignet für die Priorisierung von Zielen im Strategieprozess ist die Aufwand-Wirkungsmatrix.
Zu jedem operativen Ziel wird jeweils ein Wert von 1 – 10 für den Aufwand und die Wirkung des Ziels bestimmt. Die Werte der operativen Ziele werden dann anschließen in eine Matrix eingetragen
- X‑Achse (Aufwand): links = geringer Aufwand, rechts = hoher Aufwand.
- Y‑Achse (Wirkung): unten = geringe Wirkung, oben = hohe Wirkung.
Die Aufwand-Wirkungsmatrix unterteilt sich in vier Felder:
- Hohe Wirkung – geringer Aufwand (oben links):
Schnelle Erfolge Quick Wins / „Tu es“ - Hohe Wirkung – hoher Aufwand (oben rechts):
Strategische Projekte / Strategic Bets / „Plan es“ - Geringe Wirkung – geringer Aufwand (unten links):
Lückenfüller / Fill-ins / „Nice to have“ oder „Kann warten“ - Geringe Wirkung – hoher Aufwand (unten rechts):Zeitfresser / vermeiden / „Kann entfallen“
Jedes operative Ziel wird mit Hilfe der Aufwand-Wirkungs-Matrix einem konkreten Matrix-Feld zugeordnet. Dadurch erkennen wir, welche Ziele wir priorisieren sollen, und welche dazugehörigen Maßnahmen umzusetzen sind.
Quick Wins sind grundsätzlich zuerst umzusetzen, da diese schnelle Erfolge liefern und somit allen Beteiligten Lust auf mehr machen. Gleichzeitig oder im Anschluss sind die langfristigen strategischen Projekte anzugehen. Diese benötigen mehr Zeit haben aber eine große Wirkung für die Organisation und sind somit die Leuchtturm-Projekte in unserer Strategie. Für sie sollte ein möglichst langer Zeitraum eingeplant werden. Dadurch stellen wir sicher, dass die Umsetzung innerhalb des geplanten Gesamtzeitrahmens erfolgen kann. Projekte mit geringem Aufwand und geringer Wirkung sind Lückenfüller. Ihre Umsetzung sollte daher erst in der zweiten Hälfte des Umsetzungszeitraums geplant werden, wenn die Quick Wins bereits realisiert wurden.
Sollten wir bei der Priorisierung unserer Ziele tatsächlich auch Zeitfresser identifizieren, also Ziele die einen hohen Aufwand erfordern, aber nur eine geringe Wirkung für uns haben, müssen wir uns folgendes überlegen: Ist dieses Ziel tatsächlich erstrebenswert und notwendig oder gibt es bessere Alternativen? Wenn möglich sollten wir diese Zeitfresser vermeiden und uns lieber auf die anderen Ziele konzentrieren.
Abläufe und Zeiträume festlegen
Wurden die Ziele priorisiert können wir nun die Abläufe und benötigten Zeiträume planen. Wir legen dabei fest, welche Ziele wir zuerst umsetzen und in welcher Reihenfolge wir die dazugehörigen Maßnahmen erledigen.
Gleichzeitig erstellen wir so einen Zeitplan über den gesamten Umsetzungszeitraum. Dabei wird häufig das erste Jahr in kleinteiligeren Zyklen geplant als die Folgejahre. Beispiele für Zeiträume sind:
- 0. – 3. Monat
- 3. – 6. Monat
- 7. – 12. Monat
- 2. Jahr
- 3. Jahr
- 4. Jahr
- 5. Jahr
Haben wir so einen konkreten Zeitplan für die Umsetzung festgelegt, können wir nun auch die entsprechenden Ressourcen und Verantwortlichkeiten hinzufügen. Dadurch erhalten wir einen guten Überblick, ob alle benötigten Ressourcen oder verantwortlichen Personen zum geplanten Umsetzungszeitraum auch zur Verfügung stehen, ob es Überschneidungen von Ressourcen oder Verantwortlichen gibt, oder die Umsetzung realistisch bleibt.
An diesem Punkt ist es auch sinnvoll, noch einmal kritisch zu prüfen, ob die Umsetzung realistisch bleibt. Es kann daher erforderlich sein, dass wir einige Ziele erneut priorisieren müssen und diese erst später umsetzen als bei der ersten Planung angedacht.
Fazit: Der Umsetzungsplan als Roadmap für die Strategieentwicklung
Ein systematischer Umsetzungsplan ist ein wichtiges Instrument, um aus dem theoretischen Strategiekonzept lebende Praxis zu machen. Er sorgt für eine konkrete zeitliche Planung, die alle Ziele anhand ihrer Prioritäten umsetzt und dabei eine gleichmäßige Verteilung von Ressourcen, Zeit und Personal berücksichtigt. Ein Umsetzungsplan ist somit Voraussetzung für die erfolgreiche Realisierung der Strategie.
Weiterführende Links:
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