Wir haben es alle schon selbst erlebt: Während der Arbeit fallen uns immer wieder Ideen ein, die vielleicht spannend für unseren Arbeitgeber wären, und die das Unternehmen, seine Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse betreffen. Diese Ideen müssen auch nicht immer zwingend etwas mit unseren eigentlichen Aufgaben zu tun haben. Gleichzeitig fallen uns bei der Erledigung unserer täglichen Aufgaben immer wieder Dingen auf, die verbessert werden können. Sei es eine neue Reihenfolge der Arbeitsschritte, die Zeit- und Kosten spart; die Nutzung eines anderen Werkzeugs oder einer anderen Software, die neue Funktionsmöglichkeiten bietet; oder eine andere Aufgabenverteilung, die die Qualität von Produkten und Dienstleistungen steigert. All diese kleinen Ideen können für ein Unternehmen pures Gold wert sein!
Doch wie gelangt ein Unternehmen an diese Ideen und wie kann es diese nutzen?
Die Antwort lautet hier: Mithilfe eines Ideenmanagements!
Was ist Ideenmanagement?
Das Ideenmanagements beinhaltet die systematische Entwicklung, Sammlung, Auswahl und ggfs. Umsetzung von Ideen für Verbesserungen und Neuerungen. Ziel ist es, die Ideen aller Mitarbeitenden einer Organisation zu nutzen, um dadurch das Unternehmen, seine Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse zu verbessern.
Im Innovationsmanagement unterscheiden wir klassisch die Ideen von Inventionen und Innovationen. Zuerst einmal haben wir eine Idee – ein Gedanke, aus dem etwas Neues generiert werden kann. Aus dieser Idee kann ggfs. eine Invention – also eine Erfindung – entwickeln werden. Wird die Erfindung auch vom Markt angenommen, entsteht daraus eine Innovation.
Ideenmanagement kann somit auch als „kleine Schwester“ des Innovationsmanagements bezeichnet werden. Während beim Innovationsmanagement nur eine begrenzte Anzahl an Experten involviert sind, richtet sich das Ideenmanagement an alle Beteiligte einer Organisation. Es ist somit eine Ergänzung zum Innovationsmanagement.
Durch die Etablierung einer Ideenkultur und eines kreativen Arbeitsklimas werden alle Beteiligten dazu angehalten, kontinuierlich Ideen zu entwickeln, aus denen dann später ggfs. Innovationen entwickelt werden können.
Im deutschsprachigen Raum umfasst das Ideenmanagement insbesondere zwei Bereiche:
- Das Vorschlagswesen (BVW)
- Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP)
Betriebliches Vorschlagswesen (BVW)
Das betriebliche Vorschlagswesen, auch Verbesserungsvorschlagswesen genannt, entstand in der Industrie der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts. Ziele des BVW sind z.B.:
- Produkt- oder Prozessoptimierungen
- Kosteneinsparungen
- Personalentwicklung und Mitarbeiterqualifizierung
- Stärkung der Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung
Über den reinen wirtschaftlichen Nutzen hinaus, können Vorschläge im Rahmen des BVW weiteren nutzen haben, wie z.B.:
- Vermeidung von Unfällen
- Minimierung von Risiken
- Erhöhung der Funktionssicherheit
- Verbesserung der Sicherheit für Personen und Sachen
- Verbesserung des Umweltschutz
- Verbesserung der Compliance
Ein betriebliches Vorschlagswesen ermöglicht Mitarbeitern ihre Ideen und Verbesserungsvorschläge einzureichen und für diese Vorschläge je nach Voraussetzung und Umsetzung eine Gratifikation zu erhalten. Diese Gratifikationen können in Form von Geld- oder Sachprämien gewährt werden. Verursacht z.B. ein Vorschlag eine erhebliche finanzielle Einsparung, so kann ein Teil der dadurch einbehaltenen Erlöse als Prämie an die vorschlaggebende Person ausgezahlt werden. In der Praxis werden sowohl Sachprämien als auch Geldprämien eingesetzt. Sachprämien dienen als Incentives und können z.B. Gutscheine, Urlaubstage oder Teilnahme an Fortbildungen, Konferenzen oder exklusiven Veranstaltungen sein.
Voraussetzungen für ein erfolgreiches BVW ist eine vertrauensvolle Unternehmenskultur, die für Verbesserungen und Neuerung offen ist und diese sogar einfordert. Gleichzeitig gilt es, eingereichte Vorschläge schnell und unbürokratisch umzusetzen. Darüber hinaus sollten der Auswahlprozess und die Prämienvergabe transparent und fair gestaltet sein.
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
Zweites Kernelement des Ideenmanagements ist der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Beim KVP geht es um die kontinuierliche Ein- und Durchführung kleiner Verbesserungen in der täglichen Arbeit. Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess wird im Englischen auch als Continual Improvement Process (CIP) bezeichnet und leitet sich vom japanischen Kaizen ab. Kaizen wurde im Rahmen der Qualitätsbewegung der 1950er Jahre in Japan entwickelt und insbesondere bei Toyota erfolgreich eingesetzt. Pionier des KVP war der Amerikaner W.E. Deming, nach dem der im Qualitätsmanagement bekannte PDCA-Zyklus auch Deming-Zyklus benannt wurde.
KVP ist eine Denkweise und Arbeitsphilosophie, die mit stetigen Verbesserungen in kleinen Schritten die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens stärken soll.
Im Gegensatz zum Innovationsmanagement, wo es um große und entscheidende Neuerungen geht, wird KVP in der Teamarbeit zur Erreichung ständiger kleiner Verbesserungsschritte eingesetzt. Dies sorgt für eine kontinuierliche Effizienzsteigerung und gilt als eine der Grundprinzipien des Qualitätsmanagements.
Typische Ergebnisse im Rahmen des KVP sind u.a.:
- Prozessverbesserungen
- Vermeidung von Ressourcenverschwendungen
- Verbesserungen bei der Qualität
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit
- Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
Ideenmanagement heute
BVW und KVP stellen die Kernelemente des Ideenmanagement dar. Heutzutage wird Ideenmanagement aber viel weitergefasst und bezieht häufig auch andere Methoden mit ein. Da bei agile Methoden, wie z.B. Lean oder Scrum auch nach kontinuierlicher Verbesserung gestrebt wird, können dieses auch das Ideenmanagement unterstützen. Weitere Methoden wie z.B. Best Practices Management (BPM), Co-Creation mit Kunden oder Open Innovationen sind weitere Möglichkeiten, Ideen in ein Unternehmen einzubringen. Weitere starke Bezüge hat das Ideenmanagement zur Personalentwicklung und dem Wissensmanagement, sodass diese beiden Bereiche ebenfalls mit einbezogen werden sollten.
Vorteile Ideenmanagement
Ein struktutriertes Ideenmanagement bringt verschiedene Vorteil:
💎 Innovationsförderung
Ideen sind die Ausgangsbasis für Innovationen. Aus Ideen können Inventionen (Erfindungen) entwickelt werden. Werden diese vom Markt angenommen, werden aus den Erfindungen Innovationen.
💎 Qualitätssteigerung
Ideen sorgen für kontinuierliche Verbesserungen und führen dadurch zu einer besseren Qualität der Produkte und Dienstleistungen.
💎 Zeit- und Kostenersparnis
Viele Ideen sorgen für eine Effizienzsteigerung im Unternehmen. Dies beinhaltet auch eine Einsparung an Zeit und Kosten.
💎 Förderung der Mitarbeitermotivation
Können Mitarbeiter sich mit ihren Ideen einbringen, fühlen sie sich wertgeschätzt. Dies fördert ihre Motivation und trägt schließlich zur Mitarbeiterbindung bei.
💎 Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch Open Innovation.
Durch die Umsetzung von Ideen einzelner Kunden ist die Chance sehr hoch, dass diese auch die Bedarfe des gesamten Kundenkreises treffen. Je mehr gleiche oder ähnliche Vorschläge von Kunden eingereicht werden, desto relevanter ist die Idee für sie.
Erste Schritte
Damit Ideenmanagement im Unternehmen erfolgreich angewendet werden kann, sind folgende Schritte erforderlich:
1. Etablierung einer Ideenkultur
Basis für das Ideenmanagement ist eine Unternehmenskultur, in der das Teilen und Entwickeln von Ideen und das Geben von konstruktivem Feedback gewünscht ist und gefördert wird.
2. Zusammenstellung eines Ideenzirkels
Wichtiger Bestandteil des Ideenmanagements ist der Ideenzirkel. Hierbei handelt es sich, um eine organisierte und meist auch moderierte Kleingruppe. Die Mitglieder des Ideenzirkels sind für die Auswertung, Beurteilung, und ggfs. Umsetzung verantwortlich, und regeln auch die Verteilung von Prämien.
3. Festlegung von Zielen
Festlegung eines klaren Ziels, was mit dem Ideenmanagement gewünscht wird und erreicht werden soll. Dieses Ziel muss dann von dem Management an alle Mitarbeitenden kommuniziert werdne.
4. Festlegung von Anreizsystemen
Gute Ideen können für erhebliche Kosten- und Zeitersparnis und für Umsatzsteigerungen sorgen. An diese Erfolge sollten dann auch die Ideengeber beteiligt werden. Dementsprechend müssen Anreizsysteme geschaffen werden, die die Ideenentwicklung belohnen.
5. Implementierung eines Ideenmanagement-Systems
Zur Sammlung, Verwaltung und Umsetzung von eingereichten Ideen, muss ein System und Prozesse etabliert werden, damit diese von Mitarbeitern in einem strukturierten Verfahren eingereicht, und anschließend verwaltet und weiter bearbeitet werden können. Oft werden hierfür spezielle Software-Lösungen eingesetzt.
6. Schulung von Mitarbeitern
Damit alle Beteiligte ihre Ideen und Verbesserungen einreichen, müssen diese auch das notwendige Wissen und die Fähigkeiten haben, sich am Ideenmanagement zu beteiligen. Umfangreiche Kommunikation, Schulung und Support-Möglichkeiten müssen daher eingerichtet werden, um die Mitarbeiter abzuholen und mitzunehmen.
Fazit
Ideenmanagement bietet die Möglichkeit mit einfachen Mitteln Verbesserungen und Neuerungen in einem Unternehmen zu generieren und umzusetzen. Die großen Moonshots an Innovationen, werden hiermit zwar nicht entwickelt, aber auch viele kleine und regelmäßige Verbesserungen können bereits einen großen Einfluss auf das Unternehmen haben.
Gerade für kleine Unternehmen und Startups ist die Einführung eines Ideenmanagement interessant. Betriebliches Vorschlagswesen und KVP lassen sich relativ einfach und mit geringerem Aufwand einführen. Durch Ideenmanagement werden schnell erste kleine Erfolge erlangt, die eine kreative, partizipative Unternehmenskultur fördern. Diese können dann als Basis für ein späteres umfangreiches Innovationsmanagement dienen.
Ideenmanagement ist somit ein wichtiges Instrument, um die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu fördern und es dauerhaft zukunftsfähig zu machen.