Agility – Flexibel reagieren in der VUCA-Welt (VUCA-Reihe Teil 5)

In einer Welt ständigen Wandels, die geprägt ist von Komplexität, Unsicherheiten und Ambiguität, ist es wichtig, flexibel zu bleiben. Mit Agilität bleiben wir beweglich, um in der VUCA Welt bestehen zu können.

Wir alle haben festgestellt, dass es schwieriger geworden ist, langfristige Pläne zu schmieden. Das betrifft sowohl die eigene Lebensplanung als auch Planung und Organisation in Unternehmen. Eine lebenslange Karriere in einem einzigen Unternehmen ist selten geworden, wie ein einziges Geschäftsmodell eines Unternehmens oder über ein Generationen gleichlaufender Betrieb. Die Welt ist in den letzten Jahren deutlich unsicherer und volatiler geworden. Um in solchen Zeiten bestehen zu können, ist Flexibilität und schnelles handeln gefragt. Agilität (Agility) sorgt dafür, dass Menschen und Organisationen beweglich bleiben, und schnell auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren können.

Nachdem wir uns in den letzten Beiträgen mit der VUCA-Welt allgemein, und mit Visionen, Verständnis und Klarheit befasst haben, werden wir uns zum Abschluss der VUCA-Reihe mit der Agilität beschäftigen.

Was ist Agilität?

Unter Agilität verstehen wir Beweglichkeit oder Anpassungsfähigkeit von Personen oder Organisationen in Strukturen oder Prozessen. Mit neuen Situationen kann flexibel umgegangen werden. Dabei wird auf die Veränderung nicht nur reagiert, sondern diese proaktiv angegangen. Bei Agilität handelt es sich nicht nur um eine Methode, sondern vielmehr um eine Denkweise.

Eigentlich ist Agilität kein neues Thema, sondern bereits seit Jahren in unterschiedlichen Ausprägungen bekannt. Insbesondere wurde die Agilität durch das Agile Manufacturing in den 1990er geprägt. Große Bekanntheit erhielt das Thema durch die agile Softwareentwicklung Anfang des 21. Jahrhunderts. Mittlerweile ist agiles Arbeiten und die agile Denkweise in zahlreiche Branchen und Organisationen angekommen.

Aspekte der Agilität

In der Praxis werden unter Agilität folgende verschiedene Aspekte verstanden:

1. Geschwindigkeit
Geschwindigkeit und schnelle Reaktion sind bei volatilen und ändernden Situationen wichtig, um mithalten zu können.

2. Anpassungsfähigkeit
Beweglichkeit und Anpassungsfähigkeit sorgen ebenfalls dafür, auf Veränderungen und Neues reaktionsfähig zu bleiben.

3. Nutzerzentrierung
Ein weiteres Merkmal ist die stärkere Ausrichtung der Ergebnisse auf die Bedarfe der Benutzenden. Das Vorgehen in kurzen Zyklen und kleinen Schritten (Sprints), sowie der regelmäßige Austausch mit Stakeholdern bietet die Möglichkeit schnell auf Anforderungen und Wünsche der Nutzenden einzugehen.

4. Kontinuierliche Verbesserung
Beim agilen Arbeiten ist ein iteratives Vorgehen wesentlich. Durch das Wiederholen und Überprüfen in kleinen Schritten findet eine kontinuierliche Verbesserung statt, sodass Produkte, Dienstleistungen und Prozesse nach und nach angepasst werden, bis sie die gewünschten Anforderungen besitzen.

5. Agiles Mindset
Agilität ist nicht nur eine Methode, sondern auch eine Denkweise oder Haltung. Ein agiles Mindset zeichnet sich z.B. durch flache Hierarchien, einen wertschätzenden Umgang miteinander und einer Begegnung auf Augenhöhe aus.

Agilität in der VUCA-Welt

Agilität hilft dabei, mit folgenden Themen der VUCA-Welt umzugehen:

1. Schnellere Reaktion auf Veränderungen
In volatilen Zeiten können sich Rahmenbedingungen von einem auf den anderen Tag ändern. Organisationen müssen daher in der Lage sein, sofort auf diese Neuerungen zu reagieren. Traditionelle Unternehmen mit starren Strukturen und starken Hierarchien sind oft zu unbeweglich und unflexibel, um in solchen Situationen rechtzeitig reagieren zu können. Agile Unternehmen mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einfachen Prozessen sind hier im Vorteil.

2. Bessere Entscheidungsfindung in unsicheren Zeiten
Unsicherheiten und ständiger Wandel sorgen dafür, dass eine langfristige Planung für Organisationen kaum möglich ist. Komplexität und Mehrdeutigkeit erschweren die Entscheidungsfindung zusätzlich. In agilen Organisationen erfolgt diese iterativ. Aufgrund der aktuell verfügbaren Informationen werden erste Entscheidungen getroffen. Diese werden dann durch ein wiederholendes Vorgehen in kleinen Schritten regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. Anstatt von Anfang an das perfekte Produkt zu entwickeln, findet durch Experimentieren und Tüfteln eine kontinuierliche Verbesserung statt. Dadurch werden Risiken minimiert und Kosten für Fehlplanungen reduziert.

3. Umgang mit Komplexität und Mehrdeutigkeit durch multidisziplinäre und selbstorganisierte Teams

Aufgrund der Komplexität der VUCA-Welt, sind Probleme und Situationen oft nicht klar und eindeutig, und können daher nicht nach Schema F gelöst werden. Mitarbeitende müssen daher in der Lage sein, schnell und flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können und eigenständig handeln zu dürfen. Agile Unternehmen arbeiten daher häufig mit selbstorganisierten Teams, die die Befugnisse haben, Entscheidungen selbst zu treffen. In der Regel sind diese Teams interdisziplinär aufgestellt, sodass die unterschiedlichen Kompetenzen der einzelnen Mitglieder es den Teams ermöglichen, ihre Herausforderungen eigenständig zu lösen, ohne auf Anweisungen von oben warten zu müssen.

4. Stärkere Nutzerzentrierung

In einer Welt ständigen Wandels ändern sich Bedürfnisse, Erwartungen und Wünsche von Kunden, Mitarbeitenden und anderen Stakeholdern häufig. Unternehmen müssen daher auf neue Trends schnell und flexibel reagieren können. Daher arbeiten agile Unternehmen eng mit ihren Stakeholdern zusammen, um diese Erwartungen abzuholen. Kontinuierliches Feedback, Offenheit und Transparent ermöglichen eine schnelle Anpassung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen an veränderte Nutzerbedarfe.

Agilität im Unternehmen umsetzen

Damit Agilität erfolgreich in Organisationen eingesetzt wird, sind nicht nur die Einführung von Maßnahmen erforderlich, sondern auch die Kultur und das Mindset der einzelnen Mitarbeitenden sind entscheidend. Folgende Maßnahmen sorgen für mehr Agilität in Unternehen:

1. Flache Hierarchien und Dezentralisierung von Entscheidungen
Um flexibler und reaktionsfähiger zu werden, müssen Unternehmen ihre Organisationsstruktur anpassen. Flache Hierarchien und selbstorgansierte Teams sorgen für schnellere Reaktionszeiten und Entscheidungsfindung. Entscheidungsbefugnisse werden an die Teams und Mitarbeiter abgegeben. In agilen Unternehmen fungieren Führungskräfte als „Servant Leader“, die ihre Teams bei der Selbstorganisation helfen.

2.Kollaboration und cross-funktionale Teams
Beim agilen Arbeiten wird bei selbstorganisierten Teams davon ausgegangen, dass jedes Team alle Fähigkeiten besitzt, um eine gestellten Aufgaben zu lösen. Daher sollten möglichst Cross-funktionale Teams mit Personen aus verschiedenen Abteilungen und Disziplinen zusammengestellt werden. Diese interdisziplinären Arbeitsgruppen ermöglichen es, ihre Kompetenzen zu bündeln, und eigenverantwortlich im Team zusammen zu arbeiten.

3. Iterative Arbeitsweise und schnelles Testen
Anstatt auf ausgefeilte Konzepte und perfekte Lösungen zu setzen, sollten Unternehmen in kurzen Iterationen arbeiten. Mit einem Minimum Viable Product (MVP) zu starten, und dieses sukzessiv zu verbessern, sorgt dafür, dass schnell aus kleinen Fehlern gelernt werden kann. Dadurch werden die Risiken vor großen Verlusten minimiert.

4. Kontinuierliches Lernen und Wachsen
Agilität ist eng verbunden mit der Kultur einer lernenden Organisation. Kontinuierliches Lernen und Weiterentwicklung sollten gefördert werden. Zur lernenden Organisation gehört ebenfalls eine Fehlerkultur, in der Scheitern erlaubt, ist und Offenheit für Feedback und Verbesserungen herrscht.

5. Fokus auf die Nutzenden
Die Stakeholder sollte im Zentrum aller Aktivitäten stehen. Agile Unternehmen setzen auf regelmäßigen Austausch mit ihren Nutzenden, um deren Bedarfe, Probleme und Wünsche besser zu verstehen und darauf zu reagieren.

Fazit

In Zeiten ständigen Wandels, mit Unsicherheiten und komplexen und mehrdeutigen Situationen gibt Agilität die nötige Beweglichkeit, um schnell und flexibel reagieren zu können. Organisationen, die agile Methoden einsetzen und eine agile Unternehmenskultur etablieren, können besser in ungewissen Situationen reagieren und sich bei Veränderungen anpassen. Kurze Arbeitszyklen und ein iteratives Vorgehen sorgen für kontinuierliche Verbesserungen, minimieren Risiken und fördern Chancen für innovative Lösungen. Dies trägt auch zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit bei.