Auf dem Weg zur digitalen Transformation gibt es zahlreiche Hindernisse. Mit gezielten Maßnahmen können diese Hürden aber überwunden werden.
Digitalisierung und die Einführung neuer Technologien verlaufen oft nicht reibungslos. Emotionen und Widerstände treten auf, und äußere Faktoren blockieren die Neuerungen. Sind diese Barrieren aber von Anfang an bekannt, können schon im Rahmen der Projektplanung gezielte Maßnahmen ergriffen werden, um diese Hindernisse zu umgehen. Dies steigert die erfolgreiche Implementierung von digitalen Tools. Der folgende Beitrag beschäftigt sich daher mit den gängigsten Hindernisse für den digitalen Wandel und nennt mögliche Gegenmaßnahmen.
1. Fehlende Vorgaben und Initiative aus der Geschäftsleitung
Erfolgreiche digitale Transformation steht und fällt mit der Unterstützung der Geschäftsleitung. Sie gibt die entscheidenden Impulse für die Zielsetzung und Marschrichtung der Digitalisierung. Daher müssen in Abstimmung mit dem Management klare Ziele definiert und eine Vision für die digitale Zukunft erstellt werden. Erst dann wissen Mitarbeitende, wie sie mit dem Wandel umzugehen haben. Werden keine Vorgaben aus der Geschäftsführung gemacht, wird ins Blaue hinein digitalisiert. Der digitale Wandel erfolgt dann ohne Ziel und Plan. Dies kann dazu führen, dass Digitalprojekte angestoßen werden, die für das Unternehmen keinen Sinn ergeben. In solchen Fällen bieten Digitialisierungsaktivitäten selten Mehrwert und verbrennen viel Geld. Das führt zu Skepsis und mangelnder Akzeptanz bei den Nutzenden.
Neben den Vorgaben und den Zielen muss die Geschäftsleitung aber auch selbst an dem Wandel teilnehmen und sich aktiv einbringen. Führungskräfte sollten stets auch Vorbilder für ihr Team sein. Wenn Mitarbeitende sehen, wie Führungskräfte sich am digitalen Wandel beteiligen, fördert dies ihre Motivation. Sie sind dann selbst eher motiviert Dinge und Tools auszuprobieren. Dadurch werden die neuen Technologien schneller von den Mitarbeitenden akzeptiert.
Lösung:
Bereits zu Projektbeginn sollte die Geschäftsleitung mit ins Boot genommen und ihre Erwartungshaltung abgefragt werden. Gemeinsam mit der Geschäftsführung wird dann ein Vision für die digitale Transformation erstellt, die auf die Gesamtstrategie des Unternehmens ausgerichtet wird. Wurden Ziele und Vision erstellt, müssen diese auch an alle Beteiligte kommuniziert werden – am besten durch die Geschäftsleitung selbst.
2. Fachkräftemangel
Der Mangel an Fachkräften treibt viele Branchen um. Im boomenden Digitalbereich fehlt es aber besonders an qualifiziertem Personal mit digitalem Know-how. Fachkräfte mit Digital- Kompetenzen sind rar und auf dem Arbeitsmarkt heiß begehrt. Daher müssen sich Unternehmen anstrengen, um als Arbeitgeber für diese Spezialkräfte interessant zu sein. Als Unternehmen das eigene Personal selbst zu schulen und auszubilden, hilft nur bedingt, da es häufig auch lange dauert, bis die eigenen Mitarbeitenden genügend Know-how aufgebaut haben.
Lösung:
Die Stärkung der Arbeitgebermarke und die Schaffung eines attraktiven Arbeitsplatzes ist in Zeiten von Fachkräftemangel für alle Organisationen unerlässlich. Darüber hinaus sollten aber auch digitale Kompetenzen systematisch im Unternehmen aufgebaut werden. Auch wenn es dauert bis dieses Know-how intern vorhanden ist, sollte jetzt schon damit begonnen werden. Zwar muss nicht jeder Mitarbeitende ein IT-Profi sein, aber grundlegende digitale Kompetenzen benötigen heutzutage alle Arbeitnehmer und Führungskräfte. Umfangreiche Information und Befähigung von Benutzenden führt zu schneller Akzeptanz neuer Werkzeuge und Technologien. Wenn die IT-Kompetenzen der Mitarbeitenden sukzessiv aufgebaut werden und immer weiterwachsen, wird auf Dauer die Einführung neuer digitaler Tools immer einfacher werden.
3. Langwierige Entscheidungsprozesse
In vielen Unternehmen dauert der Weg von der Idee bis zur Umsetzung extrem lang. Genehmigung, Auswahl und Implementierung sind oft langwierige Prozesse. Zahlreiche Entscheidungen, die in der Zwischenzeit an verschiedenen Stellen getroffen werden müssen, verzögern Vorhaben, sodass die Motivation oft vor der Umsetzung im Keller ist.
Lösung:
Feste, verkürzte Entscheidungsprozesse mit genauen Zeitfenstern definieren. Werden diese Zeitfenster nicht eigenhalten, muss es Eskalationsmöglichkeiten geben. Auch eine grundsätzliche Absprache, über welche Themen selbst entschieden werden darf, und wann eine Genehmigung eingeholt werden muss, hilft dabei, Entscheidungswege möglichst kurz zu halten.
4. Fehlende Akzeptanz der User
Oft scheitern Digitalprojekte an der Akzeptanz der Benutzenden. Es bringt nichts, die tollsten Tools im Unternehmen zu implementieren, wenn diese anschließend nicht von den Mitarbeitenden genutzt werden. Grundsätzlich sind Emotionen und Widerstände in Veränderungsprojekten etwas ganz Normales. Daher muss in jedem Projekt zur digitalen Transformation mit Widerständen gerechnet werden. Oft hat fehlende Akzeptanz aber nicht nur mit mangelndem Wollen zu tun, sondern auch mit mangelndem Können oder Dürfen. Um Neuerungen akzeptieren zu können bedarf es zunächst einmal Information und Wissen zu der Neuerung und zur Handhabung der Neuerung. Dazu ist umfangreiche Kommunikation erforderlich. Schulungen, Informationsveranstaltungen, Frage- und Antwortrunden, aber auch Hintergrundmaterielaien, wie z.B. Benutzerhandbücher, Leitfäden oder Vorlage und Checklisten können als schnelle Hilfsmittel bei Fragen zu Rate gezogen werden. Daneben müssen User auch dazu befähigt werden mit der Neuerung umzugehen und sie im Berufsalltag anwenden zu können. Befähigung kann durch Schulungen und Coachings erlangt werden. Darüber hinaus benötigen die Beteiligten noch genügend Zeit, damit sich die neuen Fähigkeiten in der Praxis festigen.
Auch die Unternehmenskultur kann die Akzeptanz des digitalen Wandels schwächen. Stimmen die Neuerungen nicht mit der aktuellen Unternehmenskultur über ein, kann es auch hier zu Widerständen aufgrund „fehlenden Dürfens“ kommen.
Beispiel:
Eine Abteilung soll mit dem neuen digitalen Tool eigenständig Aufgaben erledigen, die sie vorher nicht oder nur in Absprache mit anderen Personen oder Abteilungen durfte. Wenn bei der Umstellung diese Prozesse und die kulturellen Gepflogenheiten (Wer macht was? Wer darf was?) nicht geändert werden, kann es zu Blockaden kommen.
Lösung:
Mangelnde Akzeptanz hat oft auch mit einem Gefühl von Kontrollverlust zu tun. Betroffenen werden „gezwungen“ mit der neue Situation umzugehen, ohne eigene Entscheidungsmöglichkeiten zu haben. Indem Betroffene in die Digitalprojekte mit eibezogen werden, erlangen sie ein Stück weit die Kontrolle über die Veränderung und ihr Handeln zurück. Es gilt also Betroffene zu Beteiligten zu machen. Z.B. können diese als Change-Agents mit in das Projekt eingebunden werden, sodass sie in einzelnen Projektphasen mit einbezogen sind. Beteiligungsmöglichkeiten gibt es z.B. bei der Auswahl der Software, dem Testen des Tools im Rahmen des Benutzerakzeptanztest (UAT) oder als Key User für das eigene Team.
5. Gesetzliche Vorgaben
Die gesetzlichen Vorgaben für die Digitalisierung und die Nutzung digitaler Tools haben in den letzten Jahre massiv zugenommen. Insbesondere die Bereiche Datenschutz und Compliance haben durch neue Regelungen an Bedeutung gewonnen, und sorgen für einen höheren bürokratischen Aufwand. So haben sich für den Datenschutz seit Inkrafttreten der DSGVO die Anforderungen und Formalien erheblich erhöht. Deutlich höhere Dokumentationspflichten und unterschiedliche Gesetze in Mitgliedsstaaten und Bundesländern sorgen bei vielen Unternehmen und Personen für Verunsicherung. Vielen ist nicht genau bekannt, welche Daten wie erhoben werden, oder was damit getan werden darf. Gerade der bürokratische Aufwand für die Dokumentation, z.B. aufgrund der Erstellung von Verarbeitungsverzeichnissen (VVT), Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) oder die Organisation von Einwilligungen und Betroffenenrechte, hemmen häufig die Umsetzung von Digital-Projekten.
Lösung:
An der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben geht kein Weg vorbei. Erste Ansprechpartner für diese Themen sind hier die internen Justiziare und Datenschutzbeauftragten. Diese sollten daher direkt zu Projektbeginn mit in das Digitalisierungsvorhaben einbezogen werden. Verbindliche Standards für Dokumentation und Vertragsgestaltung vereinfachen den Dokumentationsaufwand, sodass oft mit Formularen, Vorlagen und Checklisten gearbeitet werden kann.
6. IT-Sicherheit
Durch zahlreiche Hackangriffe und Cyberattacken hat das Thema Cybercrime in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Daher sind auch der Bedarf und die Anforderungen an die IT-Sicherheit enorm gestiegen. Für Unternehmen bedeutet dies auch höhere Investitionen in IT und Personal zur Verstärkung der IT-Sicherheit, als auch in dazugehörige Schulungen und die Sensibilisierung von Usern. Bereits das Aufstellen eines IT-Sicherheitskonzeptes ist aber für viele Unternehmen mit enormen Aufwand verbunden.
Lösung:
In Sachen IT-Sicherheit heißt es „Nicht kleckern, sondern klotzen“. Ein einmal entstandener Schaden durch einen Hackerangriff kostet wesentlich mehr als die vorherigen Sicherheitsmaßnahmen. Versuchen Sie bei der Ausarbeitung Ihres IT-Sicherheitskonzeptes sich an Standards aus der Branche zu orientieren, und beziehen sie den Punkt IT-Sicherheit in jedes einzelne Digitalprojekt mit ein.
7. Zeitmangel aufgrund der Auslastung im Tagesgeschäft
Ein weiteres Hindernis für den digitalen Wandel kann Zeitmangel sein. Oft müssen Projekte und Maßnahmen zur digitalen Transformation neben dem eigentlichen Tagesgeschäft durchgeführt werden. Läuft das Tagesgeschäft so gut, dass alle Kapazitäten dafür benötigt werden, bleibt kaum Zeit für Zukunfts-Projekte. Digitale Transformation hat in diesen Fällen nur wenig Priorität für das Unternehmen. Dies ist leider etwas zu kurz gedacht, da nur auf kurzfristige Interessen des Unternehmens reagiert und nicht langfristig die Zukunft berücksichtigt wird.
Lösung:
Eine Möglichkeit besteht darin, die Arbeitsverteilung von vorneherein so zu planen, dass das Personal nur zu 80 % mit dem täglichen Geschäft ausgelastet ist. Die restlichen 20 % werden dann für Zukunftsthemen und als Puffer für Kapazitätsspitzen genutzt. In normalen Zeiten können so die Zukunftsprojekte vorangetrieben werden, während in der Hochsaison diese Projekte zurückgefahren und zusätzliche Kapazitäten für die Spitzenauslastung zur Verfügung stehen. In der Praxis ist dies natürlich nicht immer einfach umzusetzen. Aber ein Versuch ist es zumindest wert.
8. Investitionen finanziell nicht machbar
Aktuell befinden sich viele Unternehmen im Krisenmodus. Daher können sie die finanziellen Kosten für Digitalisierungs-Maßnahmen nicht stemmen. Die Ausgaben sind in momentan einfach finanziell nicht machbar.
Lösung:
Digitalisierung ist eine Investition die Zukunft. Wenn das aktuelle Budget keine umfangreiche Digitale Transformation zulässt, dann sollte zunächst in kleinen Schritten angefangen werden. Auch kleine Automatisierungen mit einfachen kostengünstigen Tools, können zu großen Verbesserungen in der Effizienz beitragen, und zu Zeit- und Kostenersparnis führen. Wichtig bei der Auswahl der jeweiligen (kostengünstigen) Tools ist nur, dass diese ähnliche Schnittstellen haben, wie die großen Player auf dem Markt, sodass zu einem späteren Zeitpunkt mit geringem Aufwand auf höherwertige Technologien umgestiegen werden kann.
9. Fehlende Investitionsbereitschaft trotz vorhandener Geldmittel
Die Digitalisierung von Unternehmen schreitet seit Jahren unaufhörlich voran. Nichtsdestotrotz gibt es immer noch einzelne Geschäftsleitungen, die einfach nicht bereit dazu sind in die Digitalisierung ihres Unternehmens zu investieren. Dies wird sich leider langfristig auf die Wettbewerbsfähigkeit der Organisation auswirken. Ohne Digitalisierung und Automatisierung wird ein Unternehmen auf Dauer nicht zukunftsfähig sein.
Lösung:
Wichtig ist, das Management davon zu überzeugen, welchen Mehrwert die digitale Transformation bietet. Einschlägige Argumente sind hier z.B. Effizienzsteigerung, Zeit- und Kostenersparnis, Qualitätsverbesserung, Wettbewerbsfähigkeit, Zukunftsfähigkeit, zufriedene Kunden und Mitarbeitende. Dazu sollten zunächst die Vorteile der digitalen Transformation genau ermittelt und dargestellt werden.
Um die Geschäftsleitung überzeugen zu können, ist es aber auch wichtig, ihre Gründe für die Einwände gegen Digitalisierung zu kennen. Dazu sollten die Schmerzpunkte des Managements bzgl. der Digitalen Transformation ermittelt werden. Sind die Gründe für die Vorbehalte bekannt, können Lösungen und Gegenmaßnahmen geplant werden. Dies gibt der Geschäftsleitung Sicherheit und hilft dabei, die Vorbehalte aufzulösen.
10. Wirtschaftlicher Erfolg auch ohne Fokus auf Digitalisierung
Sind Unternehmen mit ihrem aktuellen Geschäftsmodell sehr erfolgreich, fehlt oft der Anreiz zum digitalen Wandel. Hier denkt ein Unternehmen ebenfalls zu kurzfristig. Auch wenn ein Unternehmen aktuell noch ohne Digitalisierung sehr erfolgreich ist, bedeutet dies nicht, dass es auf Dauer so bleiben wird. Wenn das Unternehmen nie etwas ändert, wird es auf Dauer von der Konkurrenz abgehängt werden. Je länger die Digitalisierung hinausgezögert wird, desto größer wird später der Nachholbedarf und desto größer steigen später die Kosten. Wenn digitale Standards nicht geboten werden, wird das Unternehmen auch immer unattraktiver für Kunden und Mitarbeitende.
Lösung:
Um wettbewerbsfähig zu sein ist es grundsätzlich wichtig, aktuelle Trends der jeweiligen Branche zu berücksichtigen. Dies gilt umso mehr für digitale Trends in der Branche. Dazu sollte der Digitalisierungsgrad der Mitbewerber analysiert werden. Wie weit ist die Konkurrenz in Sachen Digitalisierung? Welche Tools werden dort eingesetzt? Welche Vorteile haben Mitbewerber durch die Digitalisierung? Wird dann im Anschluss das eigene Unternehmen in den direkten Vergleich zu den anderen Marktteilnehmern gesetzt, erhält man ein gutes Bild über die Marktposition der eigenen Organisation. Hieraus lassen sich dann gute Argumente für die eigene Digitalisierungsinitiativen ableiten.
Fazit: Digitaler Wandel trotz Hindernisse
Bei der digitalen Transformation kommt es immer wieder zu Verzögerungen. Verschiedene Hindernisse stören den reibungslosen Wandel zur digitalen Organisation. Wichtig ist, diese Hindernisse nicht zu ignorieren, sondern gezielt gegen sie vorzugehen. Mit konkreten Maßnahmen können diese Hindernisse nämlich umgangen und erfolgreiche überwunden werden. Werden diese Maßnahmen bereits bei Projektstart mit eingeplant, erfolgen Digitalisierungsprojekte meist reibungsloser und erfolgreicher.
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