Wir leben in einer Welt ständigen Wandels. Umstrukturierungen, Prozessoptimierungen oder die Einführung neuer Technologien stehen auf der Tagesordnung vieler Organisationen. Der demografische Wandel tut zusätzlich noch sein Übriges. Ein großer Teil der Change-Projekte verläuft aber nicht reibungslos. Widerstände gegen die Veränderung bringen viele Transformationsprozesse zum Scheitern. Daher erfordern Veränderungs-Projekte immer einer sorgfältigen Planung und Umsetzung. Ein systematisches Changemanagement kann hier helfen.
Doch was bedeutet Changemanagement eigentlich? Der folgende Beitrag gibt eine Einführung in dieses Thema.
Changemanagement – was ist das?
Changemanagement ist die systematische Planung aller Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten im Rahmen einer größeren Veränderung. Dabei geht es meist nicht nur um einzelnen Prozesse, sondern um tiefgreifende Transformationen in einer Organisation, bei denen Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen geändert werden.
Warum Changemanagement?
Das Streben nach Beständigkeit liegt in der menschlichen Natur. Veränderungen können daher Unsicherheit und Widerstände auslösen. Beteiligte Personen sind oftmals verunsichert und haben Angst vor Veränderungen. Anstatt Neues zu wagen, möchten sie lieber an Altbewehrtem festhalten. Ziel des Changemanagements ist es, diesen Wandel zu erleichtern, indem alle Beteiligen in die Veränderung mit einbezogen werden. Zu den Beteiligten gehören sowohl alle Mitarbeitenden, als auch das Management einer Organisation, sowie ggfs. auch weitere Stakeholder, wie z.B. Kunden oder Lieferanten. Hier sind einige Gründe, warum Changemanagement wichtig ist:
1. Akzeptanz fördern:
Durch die Einbeziehung der Beteiligten in den Veränderungsprozess wird die Akzeptanz der neuen Maßnahmen erhöht.
2. Effiziente Umsetzung:
Strukturierte Prozesse und klare Kommunikation ermöglichen eine effiziente Umsetzung von Veränderungen.
3. Widerstand reduzieren:
Changemanagement identifiziert potenzielle Widerstände frühzeitig und ermöglicht es, Strategien zu entwickeln, um diesen entgegenzuwirken.
4. Mitarbeiterengagement steigern:
Das Engagement der Mitarbeitenden steigt, wenn diese in das Veränderungsvorhaben mit einbezogen werden. Sie verstehen, warum Veränderungen notwendig sind und wie sie davon profitieren.
Phasen im Changemanagement
Veränderungen kommen nicht auf einen Schlag, sondern erfolgen über einen längeren Zeitraum. Im Changemanagement gibt es dazu verschiedene Modelle. Alle haben ihre Berechtigung. Auf zwei Modelle wird hier exemplarisch eingegangen.
8-Stufen-Modell eines Veränderungsprozesses
Eines der bekanntesten Changemanagement-Modelle ist das Phasenmodell von John P. Kotter, dass sich in die folgenden acht Phasen gliedert:
1. Dringlichkeit erzeugen
Zu Beginn muss bei allen Beteiligten ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugt werden, Verständnis dafür zu schaffen, warum diese Veränderung notwendig ist. Wichtig ist dabei auch aufzuzeigen, was passieren würde, wenn die Veränderung nicht umgesetzt wird, und alles bleiben würde, wie bisher.
2. Eine Führungskoalition aufbauen
In dieser Phase gilt es, ein Change-Teams zusammenzustellen, das gemeinsam durch die Veränderung führt. Die Teammitglieder sollten aus möglichst unterschiedlichen Bereichen und Ebenen stammen, und genügend Einfluss besitzen, um Maßnahmen durchsetzen und Beteiligte überzeugen zu können. Zusätzlich können Change-Agents aus den verschiedenen Abteilungen und Bereichen dabei unterstützen, wichtige Informationen zum Veränderungsprojekt in die einzelnen Teams zu tragen und Bedarfe und Feedback der einzelnen Bereiche an das Change-Team zu spiegeln.
3. Entwicklung einer Vision und Strategie
Eine Change-Vision ist ein Zielbild, dass die Richtung für die Veränderung vorgibt. Sie soll dazu motivieren, dass alle sich an der Veränderung beteiligen und schafft eine gemeinsame Ausrichtung aller Maßnahmen.
4. Kommunikation der Veränderung
Kommunikation ist der entscheidende Schlüssel für erfolgreiche Change-Vorhaben. Die Vision muss an alle Beteiligte kommuniziert werden. Nur wenn jede Person in der Organisation die Vision kennt und weiß, warum diese Veränderung erfolgt, und was das Ziel ist, kann die Neuerung von Allen angenommen werden. Dabei sollte die Vision möglichst einfach, über verschiedene Kanäle und mehrfach an alle Beteiligten kommuniziert werden.
5. Befähigung der Beteiligten
In dieser Phase geht es darum, Hindernisse und Widerstände aufzudecken und zu beseitigen. Gleichzeitig müssen Maßnahmen entwickelt und umgesetzt werden, um alle Beteiligten dazu zu befähigen, mit der Veränderung auch umgehen zu können. Dies erfolgt z.B. durch Training, Coaching oder Mentoring.
6. Schaffen schneller Erfolge
Die Umsetzung von Veränderungen erfolgt meist über einen längeren Zeitraum. Damit die Beteiligten in der Zwischenzeit nicht das Ziel aus den Augen verlieren und die Motivation sinkt, sind schnelle Erfolge gefragt. Schnelle Erfolge – auch Quick Wins genannt – sorgen für Motivation bei den Beteiligten und machen Lust auf mehr.
7. Für kontinuierliche Veränderung sorgen
Wurden erste Erfolge erreicht, müssen diese gefestigt und weitere darauf aufbauende Veränderungen angestoßen werden. Bei jedem erreichten Ziel ist zu analysieren, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. In diesem Zusammenhang ist dann ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess anzustoßen. Ein zu schnelles Verkünden des Abschlusses eines Veränderungs-Projektes ist zu vermeiden. Dies kann Weiterentwicklungen verhindern.
8. Kulturverankerung der Veränderung
Damit eine Veränderung dauerhaft beibehalten wird, muss diese auch in die Unternehmenskultur verankert werden. Dies geschieht z.B. durch die Anpassung bestehender Werte, Normen und Regeln auf die Veränderung. Aber auch durch Kommunikation von Erfolgsgeschichten und die Integration der Veränderung in den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende.
ADKAR-Modell
Das Phasenmodell nach Kotter bezieht sich maßgeblich auf die Organisationsebene eines Changes. Veränderungen finden aber auch jeweils auf individueller Ebene einer beteiligten Person statt. Ein Changemanagement-Modell, dass den Fokus auf diese individuelle Ebene setzt, ist das ADKAR-Model, das sich in vier Stufen gliedert.
1. Awarness (Bewusstsein):
Zunächst muss bei allen Beteiligten das Bewusstsein für die Veränderung geschaffen werden. Was sind die Gründe und Ziele der Veränderung und was würde passieren, wenn alles so bliebe wie bisher? Umfangreiche Kommunikation durch die Führungsebene und das Change-Team sind hier entscheidend.
2. Desire (Wunsch):
Nachdem das Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung geschaffen wurde, muss auch der Wunsch geweckt werden, die Veränderung zu realisieren. Wichtig ist hier, die individuellen Vorteile für die einzelnen Personen darzustellen und klar die Frage zu beantworten: „Was ist für mich dabei drin?“
3. Knowledge (Wissen):
Um mit einer Veränderung umgehen zu können, ist zunächst einmal Wissen erforderlich. Dies betrifft zum einen Hintergrundwissen zum Change selbst, aber auch kontinuierliche Information und Wissen über den Ablauf der Transformation. Schließlich benötigen alle Beteiligten noch das Wissen, wie sie mit der Veränderung umgehen sollen. Dieses Wissen kann z.B. durch Schulungen, Handbücher, Checklisten, Lernvideos oder über eine Intranetseite erfolgen.
4. Ability (Befähigung):
Wissen ist wichtig für die Annahme einer Veränderung. Die Beteiligten müssen aber auch dazu befähigt werden, dass Wissen zur Veränderung zu nutzen und umzusetzen. Dabei können wiederum Trainings, Coaching und umfangreiche Support-Maßnahmen helfen. Wichtig ist auch, den Beteiligten genügend Zeit zum Lernen zu geben, damit sich die neuen Kenntnisse in der Praxis setzten.
5. Reinforcement (Verstärkung) :
Menschen neigen dazu schnell wieder in alte Gewohnheiten zu verfallen. Reinforcement sorgt dafür, dass die Neuerungen auch langfristig beibehalten werden, z.B. durch Feedback, Anerkennung für engagierte Beteiligte, das Verbreiten von Success Stories, aber auch durch kontinuierliche Verbesserung und Anpassung der Veränderung auf die Bedarfe der Anwender.
Weitere Erfolgsfaktoren für Changemanagement
Folgende Faktoren sind zusätzlich wichtig für den Erfolg eines Veränderungsvorhabens:
1. Kommunikation als Schlüssel:
Transparente Information und Kommunikation ist entscheidend. Jeder in der Organisation muss wissen, was Sinn und Zweck der Veränderung ist, wie diese abläuft, und warum diese erfolgt. Dabei sollten möglichst viele Kanäle genutzt und die Informationen mehrmals verbreitet werden. In Bezug auf Information und Kommunikation gilt das Prinzip: „Viel hilft viel!“
2. Befürwortung durch der Führungsebene:
Veränderungs-Projekte werden nur erfolgreich sein, wenn sie auch von der Führungsebene unterstützt und befürwortet werden. Gleichzeitig sollten Führungskräfte auch als Vorbilder agieren und so ihre Teams zum Mitmachen motivieren.
3. Einbeziehung aller Beteiligten:
Einbindung der verschiedenen Stakeholdergruppen in die Veränderung hilft, die Neuerung schneller zu akzeptieren. Dazu sollten ausreichend Information und Feedbackmöglichkeiten geboten werden. Change-Agents aus den verschiedenen Bereichen können als Schnittstelle zwischen den einzelnen Abteilungen und dem Change-Team fungieren.
4. Unternehmenskultur einbeziehen:
Für langfristigen Erfolg einer Transformation, muss auch die Unternehmenskultur mit einbezogen werden. Stimmen die bisher gelebten Werte, Normen und Regeln der Organisation nicht mit der Neuerung überein, müssen diese ggfs. angepasst werden.
Fazit:
Mit Changemanagement erfolgreich durch die Transformation
Changemanagement ist entscheidend, um Veränderungen in einer Organisation erfolgreich umzusetzen. Die Einbeziehung der verschiedenen Stakeholdergruppen, klare Kommunikation und eine sorgfältige Planung sind Eckpfeiler für gelungene Veränderungen. Indem Organisationen das Changemanagement als strategisches Instrument nutzen, können sie nicht nur den Wandel in einzelnen Bereichen umsetzen, sondern insgesamt das Unternehmen flexibler gestalten, und so schneller auf neue Rahmenbedingungen reagieren.