Visionen – Leitbilder in Zeiten des ständigen Wandels (VUCA-Reihe Teil 2)

In der VUCA-Welt sorgen ständige Veränderungen für Unsicherheit. Mit der passenden Vision wird ein Zielbild erschaffen, das beteiligte Personen abholen und den Wandel erleichtern soll.

In der VUCA-Welt leben wir zunehmend in unsicheren Zeiten mit großen Unwägbarkeiten, komplexen Vorgehensweisen und geringen Planungsmöglichkeiten. Bisherige Lösungen scheinen nicht mehr zu funktionieren und alte Spielregeln wurden geändert. Solche Situationen sorgen für Misstrauen, Angst und Unsicherheit. Was uns fehlt, ist ein Lichtblick und ein positiver Impuls für die Zukunft, der uns motiviert, das Beste aus der Situation zu machen. Wir benötigen eine Vision.

Im ersten Teil unserer VUCA-Reihe haben wir erklärt, was der Begriff „VUCA“ bedeutet. Um gegen die Volatilität, die Unsicherheit, die Komplexität und die Ambiguität der VUCA-Welt bestehen zu können, gibt es verschiedene Mittel. Hierzu zählen insbesondere eine Vision, Verstehen (Understanding), Klarheit (Clarity) und Agilität. In diesem Beitrag wollen wir uns nun mit der Vision als eines dieser Mittel beschäftigen.

Was ist eine Vision?

Eine Vision ist allgemein ein Zielbild der Zukunft, das leicht zu verstehen ist und beteiligte Personen emotional anspricht. Visionen bieten Orientierungsfunktion, indem sie die Richtung verdeutlichen, in der sich eine Organisation entwickeln möchte. Sie geben Antwort auf die Frage: „Wohin wollen wir?“. Sinn und Zweck des Vorhabens werden dabei kurz und prägnant formuliert. Häufig werden Visionen dabei in Form von Geschichten erzählt, oder in Bildern und Metaphern dargestellt. Zweck der Vision ist es, die Emotionen der beteiligten Personen anzusprechen, und Lust auf die Zukunft zu machen. Mit guten Vision können sich beteiligte Personen identifizieren, und erhalten so eine Richtung, in die ihr Handeln und Denken geleitet werden soll. Eine attraktive Vision motiviert und erhöht somit die Chance auf Erfolg eines Vorhabens.

Eigenschaften von Visionen

Damit eine Vision auch ansprechend ist, und Menschen motiviert, sollte sie folgende Eigenschaften besitzen:

Kurz und prägnant:
Kurze und prägnanten Sätze sind leichter zu merken als lange und ausschweifende Ausführungen.
Anschaulich:
Wenn das Design und das Layout, in dem eine Vision dargestellt wird, anschaulich ist, fällt es Personen leichter, sich damit auseinanderzusetzen.
Leicht verständlich:
Wird eine Vision in einfachen Worten geschrieben, können Sinn und Zweck leichter verstanden werden.
Schriftlich fixiert:
Das schriftliche Festhalten der Vision sorgt für eine Art Verbindlichkeit. Wir sind eher gewillt Dinge in Angriff zu nehmen und zu erledigen, die wir schriftlich dokumentiert haben, als wenn diese nur vom Sagen her deklariert wurden.
Praxisrelevant:
Die Vision sollte nicht zu theoretisch gestalten sei, und zur täglichen Arbeitspraxis passen.
Vorstellbar:
Visionen sollten realistisch sein, sodass sich beteiligte Personen wirklich vorstellen können, dass sie wirklich umgesetzt werden.
Erreichbar:
Die Vision muss erreichbar sein. Können Visionen nicht erreicht werden, ist dies für alle Beteiligten demotivierten.
Attraktiv:
Nur wenn ein Zukunftsbild attraktiv für eine einzelne Person ist, wird diese auch bestrebt dazu sein, auf die Vision hinzuarbeiten.
Inspirierend und emotional ansprechend:
Zweck der Vision ist es, Menschen über Emotionen zu erreichen und sie zum Handeln zu inspirieren.
Anpassungsfähig:
Auch Visionen können sich im Laufe eines Vorhabens ändern. Daher müssen Sie bei Bedarf anpassbar sein, ohne die komplette Richtung zu verlieren.
Offen in der Formulierung – aber nicht zu abstrakt
Offen Formulierung sorgen dafür, dass Visionen nicht direkt bei jeder kleinen Änderung angepasst werden müssen, sondern weit ausgelegt werden können. Trotzdem sollte sie schon eine konkrete Richtung vorgeben, wohin die Reise gehen soll.

Funktion von Visionen in der VUCA-Welt

Grundsätzlich sind Visionen für alle Arten von Veränderungsvorhaben wichtig. Sie gelten daher als klassisches Mittel im Changemanagement. Bei VUCA haben wir es mit schnell ändernden, komplexen und mehrdeutigen Situationen zu tun, die für große Unsicherheit sorgen. Visionen sind hier besonders wichtig.
Folgende Funktionen haben Visionen in der VUCA-Welt:

1. Richtung und Fokus
Ein positives Leitbild, dass die Richtung vorgibt, ist gerade in unsicheren Zeiten wichtig, um Menschen zu motivieren und ihnen Hoffnung auf eine bessere Zukunft zu geben. Visionen geben nicht nur die Richtung vor, sie sorgen auch dafür, dass das Ziel nicht aus den Augen verloren wird und im Fokus steht.

2. Beteiligte abholen und das Team mitnehmen
Visionen erklären Beteiligten das „Wohin?“, geben aber auch Hinweise zum „Warum?“. Dadurch können Beteiligte abgeholt und mitgenommen werden. Die Arbeit an gemeinsamen Zielen kann auch den Teamzusammenhalt stärken.

3. Motivation und Sinn stiften
Unsichere Zeiten führen oft zu Angst und Misstrauen. Eine Vision verdeutlicht Sinn und Zweck für die eingeschlagene Richtung hin zu einer positiven Zukunft, und soll daher zum Handeln und mitmachen motivieren.

4. Agilität fördern
Eine Vision gibt eine Richtung vor, ist aber kein detaillierter Plan, an dem sich strikt gehalten werden muss. Sie sollte flexibel genug ausgestaltet sein, sodass bei Veränderung der Rahmenbedingungen flexible Anpassungen möglich sind, ohne dass das langfristige Ziel aus den Augen zu verlieren.

Eine Vision erstellen

Die Erstellung einer Vision erfolgt in mehreren Schritten:

1. Visions-Team zusammenstellen
Eine Vision sollte nicht nur vom Management allein entwickelt werden. Um eine Vision zu erstellen, die für alle Beteiligte inspirierend und motivierend ist, sollten auch alle Stakeholder in ihrer Entwicklung mit einbezogen werden. Daher sollten die Mitglieder des Visions-Teams aus unterschiedlichen Bereichen und Ebenen der Organisation stammen, sodass sie die Interessen und Bedarfe der einzelnen Stakeholdergruppen mit einbringen. Diverse Teams mit unterschiedliche Perspektiven stellen sicher, dass die Vision von allen verstanden und akzeptiert wird. Das partizipative Vorgehen sorgt dafür, dass sich Beteiligte abgeholt und mitgenommen fühlen.

2. Grundlagen und Werte klären
Wurde das Visions-Team gebildet, sollten zunächst einmal Grundlagen und Werte des Unternehmens oder der Organisation festgelegt werden. Nur wenn die Vision mit diesen Grundprinzipien des Unternehmens übereinstimmt, kann sie erfolgreich realisiert werden. Geklärt werden sollte z.B. was der Zweck des Unternehmens oder der Organisation ist; warum das Unternehmen existiert; Welche Werte im Unternehmen wichtig sind; und wie die Organisationskultur ist.

3. Analyse der Ausgangssituation und der zukünftigen Trends
Eine Vision beschreibt immer das Zielbild der Zukunft, ausgehend vom aktuellen Standpunkt. Daher ist es wichtig, einen genauen Blick auf die Ausgangslage zu legen, um im Anschluss dann zu ermitteln, wohin die Reise gehen soll. Aktuelle Herausforderungen und zukünftige Trends müssen dabei verstanden werden. Markt- und Wettbewerbsanalysen, so wie Analysen der Kundenbedarfe helfen dabei, diese Erkenntnisse zu erlangen. Aber auch eine einfache SWOT-Analyse ist aufschlussreich, um Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken eines Unternehmens zu ermitteln.

4. Die Vision formulieren
Wurden Grundlagen und Werte, sowie Bedarfe und Trends ermittelt, kann die Vision formuliert werden. Die Formulierung der Vision erfolgt in mehreren Schritten:

4.1. Sammlung einer Liste mit Stichwörtern
Zunächst sollte eine Liste mit Stichwörtern gesammelt werden, die für die Organisation und die Neuerung relevant sind. Welche Begriffe werden mit dem Unternehmen verbunden? Welche Begriff beschreiben die Neuerung und das Ziel, das angestrebt wird?

4.2. Ergebnisse aus den Vorüberlegungen auswerten
Im Anschluss sollten die Ergebnisse aus den Vorüberlegungen über Werte, Unternehmenskultur, Stärken und Schwächen mit einbezogen werden. Die Erkenntnisse werden dann priorisiert und nach Wichtigkeit geordnet.

4.3. Formulierung einer Kurzbeschreibung der Vision in 3-5 Sätzen
Die Erkenntnisse sind in einer kurzen Beschreibung der Vision von 3-5 Sätzen zusammenzufassen. Gerne dürfen auch zu Beginn mehrere unterschiedliche Versionen dieser Zusammenfassung erstellt werden und das Team wählt anschließend die beste aus.

4.4. Zusammenfassung der Vision in einem Satz
Anschließend wird die Vision in einen einzigen Satz zusammengefasst.

5. Abstimmung auf Mission und Strategie
Eine Vision steht grundsätzlich nie für sich allein, sondern muss immer zur Unternehmensstrategie und zur Mission passen. Während die Vision das „Wohin?“ beschreibt, definiert die Mission das „Warum?“

6. Integration und Kommunikation
Eine Vision kann nur dann erfolgreich sein, wenn sie allen Beteiligten bekannt ist und diese auch danach leben. Umfangreiche Kommunikation der Vision auf allen Ebenen und mit den unterschiedlichsten Methoden ist daher wichtig. Damit die Vision auch dauerhaft in den Köpfen der Menschen verankert wird, sollten die Kommunikationsmaßnahmen in regelmäßigen Abständen wiederholt werden. Hilfreich ist es auch, den Beteiligten ausreichend Möglichkeiten zu geben, sich mit der Vision auseinanderzusetzen. Dies kann z.B. durch Info-Veranstaltungen, Frage- und Antwort-Runden oder Hintergrundinformationen über das Intranet erfolgen.

7. Überprüfung und Anpassung der Vision
Eine Vision sollte nie starr und endgültig sein. Ändern sich Rahmenbedingungen unerwartet, muss auch die Vision angepasst werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vision immer noch relevant bleibt. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Vision ist daher ratsam.

Fazit

Um in unsicheren Zeiten ständigen Wandels die Ziele im Auge zu behalten, hilft eine Vision. Als Leitbild gibt sie die Richtung vor, motiviert und inspiriert. Visionen sorgen dafür, dass alle Beteiligten Neuerungen besser annehmen. Dadurch können Veränderungen schneller und reibungsloser umgesetzt werden.