Persönliches Wissensmanagement hilft dabei Ihr eigenes Know-how effizient und effekiv zu nutzen. Wie dies geht und welche ersten Schritte notwendig sind, das beschreibt dieser Beitrag.
Wieviel Zeit verwenden wir täglich mit der Suche nach Informationen, die wir eigentlich bereits besitzen? Den Artikel zu unserem Fachgebiet, den wir letztens gelesen haben, und den wir jetzt für unsere Arbeit benötigen; die Adresse von dem Experten, mit dem wir letztens auf einer Veranstaltung gesprochen haben; oder die selbst erstellte Vorlage, die wir regelmäßig für unsere Angebote benötigen. All dieses Wissen ist eigentlich schon bei uns vorhanden. Wenn wir es aber gerade benötigen, wissen wir oftmals auf die schnelle nicht, wo sich dieses befindet. Das kann ganz schön frustrierend sein, führt zu unnötiger Doppelarbeit und kostet Zeit. Ein persönliches Wissensmanagement kann hier Abhilfe schaffen.
Persönliches Wissensmanagement – was ist das?
Wissensmanagement allgemein umfasst das Sammeln, Erschließen, Aufbereiten, Verfügbarmachen und Nutzen von Informationen und Wissen in einer Organisation.
Persönliches Wissensmanagement geht individueller vor, und bezieht sich nur auf die Organisation des Wissens einer Einzelperson. Es ist ein Selbstmanagement-Konzept, bei dem vorhandene Informationen und Wissensbestände organisiert, und die persönliche Lern- und Wissens-Entwicklung eigenverantwortlich gesteuert werden. Dabei zieht das individuelle Wissensmanagement auf das gesamte Wissen einer Person ab – egal, ob es sich um berufliches oder privates Wissen handelt. Persönliches Wissensmanagement kann somit auch als Schlüsselkompetenz unserer Wissensgesellschaft betrachtet werden.
Bereiche des persönliches Wissensmanagements:
Verschiedene Bereiche gehören zum persönlichen Wissensmanagement
Dokumente und Dateien
Basis fürs Wissensmanagement ist zunächst einmal die Organisation von Dokumenten und Dateien. Hierbei handelt es sich um das sogenannte explizite Wissen – also Wissen, dass bereits kodifiziert und dokumentiert wurde. Dabei lassen sich diese grundsätzlich in zwei verschiedene Arten gliedern:
- Externes explizites Wissen, z.B. in Form von Fachinformationen und Fachliteratur
- Internes explizites Wissen in Form von organisatorischem Wissen und eigenem produzierten Fachwissen.
Fachinformationen und Fachliteratur
Bei der Organisation des eigenen Fachwissens geht es darum, die eigenen Fachinformationen und Fachliteratur zu erfassen und zu nutzen. Dazu zählt zunächst einmal den Zugriff und Verfügbarkeit auf Fachinformationen, wie z.B. Fachdatenbanken und externe frei zugängliche Quellen zu klären, aber auch eigene Informationssammlungen, wie z.B. Zeitschriftenartikel, Buchauszüge und Fachliteratur für die eigene Arbeit zu sortieren und geeignete und einheitliche Ablagestrukturen festzulegen.
Organisatorisches Wissen
Zum organisatorischen Wissen zählen all diejenigen Dokumente und Dateien, die man intern zu organisatorischen Zwecken für sich selbst erstellt hat. Dazu gehören z.B. Vorlagen, Muster oder Checklisten. Diese eignen sich für alle Tätigkeiten und Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen, sodass hier eine Standardisierung sinnvoll ist.
Netzwerk und Beziehungen
Kontakte und Netzwerke können in interne und externe Netzwerke gegliedert werden. Interne Netzwerke geben an, welche Kollegen bei welchen Themen als Experten fungieren und zu speziellen Themen weiterhelfen können. Externe Netzwerke verzeichnen externe Kontakte zu Experten außerhalb des eigenen Arbeitgebers. Für beide Arten von Kontakte ist es sinnvoll, diese in einem Verzeichnis zu erfassen. Häufig verwendet wird hierfür Outlook oder ein CRM-System. Notfalls tut’s aber auch eine Excel-Tabelle.
Im Rahmen des persönlichen Wissensmanagements kann aber auch überlegt werden, wie Kontakte und Netzwerke noch ausgebaut werden können. Beispielsweise können gezielt Kontakte zu Experten zu einem bestimmten Thema gesucht und aufgebaut werden. Dazu zählt dann auch die aktive Pflege bereits vorhandener Kontakte, um langfristige Beziehungen aufzubauen.
Individuelle Wissensentwicklung
Zum persönlichen Wissensmanagement zählt ebenfalls die kontinuierliche Weiterentwicklung es eigenen Know-hows. Wissenszuwachs und Wissenserwerb erfolgen in der Regel durch Fort- und Weiterbildung. Dabei geht es nicht nur darum, dass angebotene Weiterbildungsprogramm des Arbeitgebers zu nutzen, sondern die eigene Weiterbildng und Entwicklungs systematisch zu planen. Je nach Ausrichtung können dann gezielte Weiterbildungsmaßnahmen in Eigenregie wesentlich sinnvoller für die persönliche Entwicklung sein als das vorgegebene Weiterbildungsangebot des Arbeitgebers.
Die Erlangung des jeweils benötigten persönlichen Know-hows kann über verschiedene Arten erfolgen, wie z.B.:
- Besuch von Tagungen, Messen, Kongressen, Barcamps
- Lesen von Fachliteratur und Fachnewsletter
- Informelles Lernen durch Arbeitgeber, z.B. Training on the Job, Job Rotation, Mentoring
- Austausch in Fachgremien, Fachvereinigungen und (Online-)Communities
- Informelles Lernen durch Volunteering, ehrenamtliche Arbeit oder Nebentätigkeiten
Vorteile persönliches Wissensmanagement
Persönliches Wissensmanagement bietet für einen selbst verschiedene Vorteile.
1. Effizienteres Arbeiten
Persönliches Wissensmanagement sorgt für das schnellere Auffinden und sofortige Verfügbarkeit von Informationen und Wissen. Dadurch kann das eigene Know-how optimal genutzt und die Arbeit wesentlich effizienter getätigt werden.
2. Vermeidung von Doppelarbeit
Mit persönlichem Wissensmanagement können vorhandene Informationen mehrfach genutzt werden. Wird Wissen z.B: in Form von Vorlagen, Mustern oder Checklisten festgehalten, muss das Rad nicht ständig neu erfunden werden. Der einmalige Aufwand für die Erstellung der Vorlagen verspricht eine Reduzierung des Arbeitsaufwands bei jeder weiteren Nutzung.
3. Zeitersparnis
Schnellere Verfügbarkeit des persönlichen Know-hows erspart langes Suchen und Recherchieren. Dadurch bleibt mehr Zeit übrig für die wirklich wichtigen Tätigkeiten.
4. Standardisierung und Steigerung der Arbeitsqualität
Vorlagen, Muster und Checklisten sorgen für gleichbleibende Qualität der Arbeitsergebnisse. Durch kontinuierliche Verbesserung der eigenen Wissensmanagement-Aktivitäten kann diese Qualität auch regelmäßig gesteigert werden.
5. Effektivere Nutzung von Kontakten und Netzwerken
Wissensmanagement bezieht sich nicht nur auf Dokumente und Dateien, sondern auch auf Kontakte und Netzwerke. Persönliches Wissensmanagement trägt dazu bei, das eigene Netzwerk systematisch zu erfassen, auf- und auszubauen. Dadurch können Beziehungen effektiver genutzt werden.
6. Förderung Lebenslangen Lernens und kontinuierlichen Wissenserwerbs
Zum persönlichen Wissensmanagement zählt auch die individuelle Wissensentwicklung in Form von persönlicher Fort- und Weiterbildung. Die systematische Planung des eigenen Wissenserwerbs trägt zum Lebenslangen Lernen und sorgt dafür, dass das eigene Know-how stets aktuell bleibt.
7. Sicherung des eigenen Arbeitsplatzes
Effiziente Nutzung des eigenen Wissens sorgt dafür, dass Mitarbeitende wertvolles Know-how besitzen und für ihre Arbeitgeber unverzichtbar werden. Dies sichert den eigenen Arbeitsplatz langfristig.
8. Steigerung des eigenen Marktwertes
Gute Selbstorganisation durch effizientes Wissensmanagement, ein starkes Netzwerk und kontinuierliche Fort- und Weiterbildung sorgen dafür, dass man eine gefragte Arbeitskraft bleibt. Dadurch wird der eigene Marktwert gesteigert, und man selbst wird attraktiver für andere Positionen oder Aufgaben.
Herausforderungen
Ein persönliches Wissensmanagement bietet viele Vorteile, aber bedeutet auch Arbeit und ist mit einigen Herausforderungen verbunden.
1. Selbstmotivation
Ein persönliches Wissensmanagement implementiert und aktualisiert sich nicht von allein. Selbstmotivation zur Pflege und Aktualisierung und zum Festhalten an den selbstgesteckten Regeln und Zielen gehört dazu.
2. Zeit
Aufbau und Pflege des eigenen Wissens kostet Zeit. Am sinnvollsten ist es, wenn feste Termine im Kalender für das eigene Wissensmanagement geblockt werden, z.B. 1-2 Stunden pro Woche.
3. Erfolge erst mittelfristig erkennbar
Die Erfolge des Wissensmanagement zeigen sich nicht sofort, sondern erst nach einigen Wochen oder Monaten. Durchhaltevermögen und ein langer Atem sind hier gefragt.
Persönliches Wissensmanagement aufbauen
Ein persönliches Wissensmanagement kann mit geringen Kosten und etwas Zeiteinsatz aufgebaut werden. Hier sind die ersten Schritte:
1. Wissensziele festlegen
Zuallererst müssen die persönlichen Wissensziele festgelegt werden. Ein persönliches Wissensmanagement kann nur erfolgreich sein, wenn bekannt ist, wieso und wofür man dies tätigt. Persönliche Wissensziele fördern die Motivation sich auch an den selbst gesteckten Regeln und Maßnahmen zu halten.
Leitfragen:
- Warum möchte ich persönliches Wissensmanagement für mich nutzen?
- Was möchte ich mit Wissensmanagement erreichen?
- Was sind meine Ziele fürs persönliche Wissensmanagement?
Innerhalb des nächsten Jahres?
Innerhalb der nächsten 5 Jahre?
2. Persönliches Wissensaudit:
Zuallererst sollte ein persönliches Wissensaudit durchgeführt werden, bei dem überprüft wird, welches Wissen und welche Materialien überhaupt vorhanden sind, und wo ggfs. Lücken bestehen.
Leitfragen:
- Welche Medien und Dateien sind vorhanden?
- Wo und wie sind Medien und Dateien abgelegt?
- Welche Dateien gehören davon zum Fachwissen, organisatorischen Wissen und welche Dateien sind privat?
- Welche Kontakte habe ich?
Wie organisiere ich diese Kontakte?
3. Dokumente und Dateien sammeln und aufbereiten
Im Anschluss werden alle Dokumente, Medien und Dateien gesammelt. Für elektronische Dateien wird ein zentraler Ablageort festgelegt, an dem alle Dateien abgelegt werden. Dies kann z.B. ein Fileserver, ein Document Management-System, ein Cloudspeicher oder ähnliches sein. Wichtig ist nur, dass alle Dateien an einem Ort verfügbar sind.
4. Ablagestrukturen festlegen
Um die gesammelten Dateien auch wieder auffindbar zu machen, müssen einheitliche Ablagestrukturen festgelegt werden. Tools wie Dokumentenmanagement-Systeme sind zwar mit umfangreichen Suchmöglichkeiten ausgestattet und unterstützen die Wiederauffindbarkeit auch durch Metadaten. Eine einheitliche Ablage erleichtert jedoch zusätzlich das schnelle Finden von benötigten Dokumenten.
5. Organisation expliziten Wissens
Im Wissensmanagement geht es nicht nur darum das vorhandene explizites Wissen in Form von Dateien zu sammeln und Verfügbar zu machen. Es kann auch proaktiv weiterentwickelt werden. Dies trifft auch auf das persönliche Know-how zu. Dabei sollte auch wieder in Fachwissen und organisatorisches Wissen unterschieden werden.
5.1. Fachwissen
Beim Fachwissen gilt es festzulegen, welche Art von Wissen regelmäßig genutzt wird und zu welchen Themen Fachinformationen benötigt werden.
Leitfragen:
- Gibt es Literatur und Zeitschriften, die regelmäßig genutzt werden?
- Wie wird der Zugriff auf diese Fachliteratur gewährt?
- Nach welchem einheitlichen Schema soll die eigene Know-how-Sammlung abgelegt werden?
- Wie halte ich mich up to date?
- Wie erfasse ich eigene Erkenntnisse zu meinem Fach-Know-how?
(z.B. in Form von Notizbüchern, über OneNote, persönliches Wiki, OnePager)
5.2. Organisatorisches Wissens:
Bzgl. des organisatorischen Wissens wird zunächst einmal geprüft werden, was bereits dokumentiert und verschriftlicht zur Verfügung steht, z.B. in Form von Formulare, Muster, Checklisten, Vorlagen. Im Anschluss wird überlegt, welche organisatorischen Aufgaben regelmäßig erledigt werden, die in Form von Vorlagen oder Checklisten vereinfacht und standardisiert werden können.
Leitfragen:
- Welches organisatorische Wissen ist bereits dokumentiert?
- Sind diese Vorlagen, Muster oder Checklisten noch aktuell?
- Zu welchen Themen sollten noch Vorlagen, Muster oder Checklisten erstellt werden?
- Sind meine Standard-Arbeitsprozesse und Ablagestrukturen schriftlich festgelegt?
6. Kontakte und Netzwerke:
Wurden alle aktuellen Kontakte im Rahmen des Wissensaudit gesammelt, ist zunächst einmal ein einheitlicher Erfassungs- und Speicherort für die Kontakte festzulegen (z.B. Outlook, CRM, Excel-Tabelle). Sind alle relevanten internen und externen Kontakte dort erfasst worden, wird geschaut, ob und wie diese Kontakte vertieft werden können.
Leitfragen:
- Zu welchen Themen habe ich bereits Kontakt zu einem Experten?
- Welche Beziehung zu bereits vorhandenen externen Kontakten möchte ich noch vertiefen?
- Zu welchen beruflichen Themen benötige ich noch Kontakte / externe Experten?
- Wie baue ich diese Kontakte auf?
- In welchen Netzwerken und Vereinigungen bin ich organisiert?
7. Persönliche Wissensentwicklung planen
Bzgl. der persönlichen Wissensentwicklung wird geschaut, welche Fort- und Weiterbildungsangebote vom Arbeitgeber aus angeboten werden, und welches Wissen und Fertigkeiten selbst angeeignet werden muss.
Leitfragen:
- Welche Skills möchte ich ausbauen und weiterentwickelt?
(kurz-, mittel- und langfristig) - Welche Themen sind für mich aktuell und zukünftig relevant?
- Welche Fort und Weiterbildungen erhalte ich durch meinen Arbeitgeber?
- Welche Fähigkeiten muss ich mir selbst erarbeiten?
- Mit welche Methoden möchte ich mir diese Fähigkeiten erarbeiten?
(formale Weiterbildung, Besuch von Tagungen, Messen, Kongressen, Barcamps, Training on the Job, Lesen von Fachlektüre) - Welche Tagungen, Messen oder Kongresse möchte ich regelmäßig besuchen?
- An welchen sonstigen Fachveranstaltungen nehme ich regelmäßig teil?
- An welchen Veranstaltungen möchte ich zukünftig teilnehmen?
- Welche Fachliteratur lese ich regelmäßig oder möchte ich zukünftig lesen?
Fazit
Persönliches Wissensmanagement sorgt dafür, dass das eigene Wissen systematisch abgelegt und strukturiert wird, und somit optimal zu nutzen ist. Die eigenen Arbeitsabläufe werden standardisiert, sodass gleichbleibende Qualität und Effizienzsteigerung geschaffen werden. Durch die proaktive Planung der eigenen Fort- und Weiterbildung kann das individuelle Know-how langfristig Weiterentwickelt werden, sodass die eigene Position im Unternehmen gestärkt und der eigne Marktwert gesteigert wird.