Zur Umsetzung einer Strategie müssen Maßnahmen geplant und benötigte Ressourcen ermittelt werden. Ohne konkrete Planung bleibt eine Strategie nur ein theoretisches Papier.
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Ein Strategiekonzept ist nicht nur ein Dokument zur Verschriftlichung von Zukunftsvorstellungen und Zielen. In ihm werden auch konkrete Maßnahmen zur Erreichung der Ziele genannt und ein Zeitplan zur Umsetzung festgelegt. Wenn wir die Vision, strategische und operativen Ziele ermittelt und Handlungsfelder definiert haben, ist unser nächste Aufgabe die konkreten Maßnahmen zu benennen, die getan werden müssen, um unsere Ziele zu erreichen. Für jede dieser Maßnahmen benötigen wir unterschiedliche Ressourcen (z. B. Geld, Personal, Material, Technik oder Zeit). Auch diese müssen wir bei der Planung berücksichtigen. Der folgende Beitragt beschreibt wie wir für unser Strategiekonzept Maßnahmen planen und Ressourcen ermitteln können.
Maßnahmen
Maßnahmen sind alle Aktivitäten, die getan werden müssen, um ein bestimmtes operatives Ziel zu erreichen. In der Regel werden die Maßnahmen von den operativen Ziele abgeleitet. Diese geben genau an, was wir in einem Handlungsfeld erreichen wollen und wie das Endergebnis aussehen soll. Die dazugehören Maßnahmen beschreiben dann Schritt für Schritt, wie wir das Ergebnis erreichen wollen und welche einzelnen Schritte dazu notwendig sind.
Für das Strategiekonzept werden alle geplanten Maßnahmen und Aktivitäten in einem Maßnahmenplan festgehalten. Dieser definiert konkret, welche Schritte erforderlich sind, um das jeweilige Ziel zu erreichen. Somit erhalten wir einen guten Überblick über alle Aktivitäten für die Umsetzung. Maßnahmenpläne sind lebendige Dokumente. Sie werden im Rahmen der Umsetzung eines Strategieprojektes kontinuierlich angepasst. Sollte das Projektteam während der Umsetzung feststellen, dass weitere Maßnahmen benötigt werden oder einzelnen Aktivtäten irrelevant sind, wird dies im Plan aktualisiert. Der jeweilige Status einer Maßnahme gibt genaue Auskunft, wie weit die Umsetzung eines Ziel vorangeschritten ist. Gleichzeitig koordiniert dieser Plan alle Aktivitäten über Abteilungen und Fachbereiche hinweg und dient als Kommunikations- und Entscheidungsgrundlage. Daher ist ein Maßnahmenplan ein entscheidendes Werkzeug für die erfolgreiche Umsetzung der Strategie und zur Erreichung der festgelegten Ziele.
Inhalte eines Maßnahmenplans
Ein Maßnahmenplan wird meist tabellarisch dargestellt und beinhaltet folgende Informationen:
- Handlungsfeld: Name des Handlungsfeldes oder Schwerpunktes der Strategie
- Operative Ziele: Das operative Ziel, mit dem die Maßnahme erreicht werden soll
- Maßnahme: Name der einzelnen Maßnahme
- Beschreibung: Eine genauere Beschreibung, was in der Maßnahme getan wird
- Startdatum: Beginn der Maßnahme
- Enddatum: Datum der Erledigung der Maßnahme
- Verantwortlichkeit: Wer ist Ansprechpartner und verantwortlich für die Erledigung dieser Maßnahme?
- Benötigte Ressourcen: Eine kurze Liste der Ressourcen, die benötigt werden, um diese Maßnahmen durchzuführen. Werden viele Ressourcen für eine einzelnen Maßnahme benötigt, ist eine Verweisung auf einen separaten Ressourcenplan möglich.
- Gesamtkosten: Die gesamten Kosten, die entstehen, um diese Maßnahme umzusetzen.
- KPIs: Kennzahlen oder Messwerte, die erreicht werden müssen, damit die Maßnahme erfolgreich umgesetzt wurde.
- Status: Status der Umsetzung: z. B. In Planung, in Bearbeitung, in Prüfung, erledigt / umgesetzt
Tabellellarischer Maßnahmenplans
Handlungsfeld:
Operatives Ziel:
| Maßnahme | Beschreibung | Startdatum | Enddatum | Verantwortlichkeit | Ressourcen | Kosten | KPIs | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Maßnahme 1 | Beschreibung der Maßnahme | TT.MM.JJJJ | TT.MM.JJJJ | Name Person | Ressource 1, Ressource 2, Ressource 3 | XXX,XX € | Kennzahl | Zu tun |
| Maßnahme 2 | Beschreibung der Maßnahme | TT.MM.JJJJ | TT.MM.JJJJ | Name Person | Ressource 1, Ressource 2, Ressource 3 | XXX,XX € | Kennzahl | in Bearbeitung |
| Maßnahme 3 | Beschreibung der Maßnahme | TT.MM.JJJJ | TT.MM.JJJJ | Name Person | Ressource 1, Ressource 2, Ressource 3 | XXX,XX € | Kennzahl | Erledigt |
Ressourcen planen
Zur Planung einer Maßnahme gehört auch die Ermittlung der benötigten Ressourcen. Diese können z. B. aus Personal, materiellen Ressourcen, Technik, Material, räumlicher Ausstattung oder finanziellen Ressourcen bestehen. Werden Maßnahmen gestartet, ohne vorher die benötigten Ressourcen zu kennen, kann es passieren, dass die Realisierung stockt, weil Personal, Material oder Technik fehlen, oder Kosten für die benötigten Ressourcen nicht im Budget eingeplant wurden. Dadurch kann es zur Verzögerungen in der Umsetzung kommen und einzelne Ziele können eventuell nicht erreicht werden. Die Planung aller Ressourcen ist somit ein wichtiger Bestandteil für erfolgreiche Umsetzung der einzelnen Maßnahmen.
Ressourcenplan für operatives Ziel oder Maßnahme
Jede ermittelte Ressource zu den jeweiligen Maßnahmen wird in einen Ressourcenplan festgehalten. Dieser gibt einen Überblick über alle benötigten Mittel und bringt Klarheit darüber, was für die Umsetzung eines Strategiekonzepts benötigt wird und welche Kosten dabei entstehen. Der Ressourcenplan sorgt somit für eine realistische Umsetzung des Strategiekonzeptes. Er trägt gleichzeitig dazu bei Aktivitäten und Maßnahmen zu priorisieren. Alle Kosten werden transparent aufgeführt, sodass das benötigte Budget vorab bekannt ist. Ressourcenengpässe und Risiken lassen sich so auf einen Blick erkennen.
Auch der Ressourcenplan wird meist tabellarisch dargestellt. Zur besseren Übersichtlichkeit ist es sinnvoll einen Ressourcenplan zunächst für die einzelnen operativen Ziele anzufertigen, bevor ein Gesamtplan über alle Ressourcen zusammengestellt wird. Bei einzelnen sehr umfangreichen Maßnahmen kann es auch hilfreich sein, einen separaten Plan nur für diese eine Maßnahme zu erstellen.
Tabellarischer Ressourcenplan
Handlungsfeld:
Operatives Ziel / Maßnahme:
| Ressource | Beschreibung | Menge | Kosten pro Einheit | Gesamtkosten | Verantwortlichkeit | Anmerkungen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ressource 1 | Kurze Beschreibung | Anzahl | XX,XX € | XXX,XX € | Name der Person | Zusatzinformation |
| Ressource 2 | Kurze Beschreibung | Anzahl | XX,XX € | XXX,XX € | Name der Person | Zusatzinformation |
| Ressource 3 | Kurze Beschreibung | Anzahl | XX,XX € | XXX,XX € | Name der Person | Zusatzinformation |
Fazit: den Überblick über Maßnahmen und Ressourcen behalten
Die sorgfältige Planung aller Maßnahmen und benötigter Ressourcen ist wichtig für die erfolgreiche Umsetzung eines Strategiekonzeptes. Ein Maßnahmenplan und ein Ressourcenplan ermöglichen einen schnellen Überblick, erleichtern die Planung und dienen als Entscheidungsgrundlage. Sie bieten Transparenz über anfallende Kosten und benötigte Zeit. Maßnahmenplan und Ressourcenplan sind daher essenzielle Instrumente bei der Umsetzung jedes Strategiekonzeptes.
Weiterführende Links:
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