Mit Changemanagement die digitale Transformation meistern

Digitalisierungs-Projekte lösen immer Veränderungen im Unternehmen und bei Nutzenden aus. Ein projektbegleitendes Changemanagement hilft ihnen Veränderungen schneller zu anzunehmen und die neuen Technologien zu ihrem Vorteil zu nutzen.

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Die rasante Entwicklung in der Digitalisierung zwingt seit Jahren Unternehmen dazu, ihre Geschäftsmodelle und Arbeitsprozesse zu überdenken. Die Implementierung von neuen Technologien und digitalen Tools ist jedoch nicht nur eine Frage der Technologie. Sie erfordert auch eine sorgfältige Berücksichtigung des menschlichen Faktors. Hier spielt Changemanagement eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass digitale Transformation nicht nur auf dem Papier existiert, sondern tatsächlich von den Menschen in der Organisation angenommen wird.

Gründe für ein professionelles Changemanagement gibt es viele. Hier ein Auswahl, warum Changemanagement in Digitalisierungsprojekten unverzichtbar ist:

1. Veränderungen erfolgen im Einklang mit Unternehmensziele
Veränderungen sind nur sinnvoll für das Unternehmen, wenn sie die Erreichung der Unternehmensziele unterstützen. Changemanagement sorgt dafür, dass Veränderungen und die dazu eingesetzten Maßnahmen, an den allgemeinen Unternehmenszielen ausgerichtet werden.

2. Einbeziehung aller Beteiligten:
Digitale Transformation betrifft Menschen genauso wie Technologien und Prozesse. Changemanagement berücksichtigt die Bedarfe und Interessen aller relevanten Stakeholdergruppen und unterstützt Mitarbeitende als auch das Management dabei, sich an neue Arbeitsmethoden und Technologien zu gewöhnen, und sie zu ihrem Vorteil zu nutzen.

3. Schnellere Akzeptanz:
Durch Einbeziehung der verschiedenen Stakeholder-Gruppen und bedarfsgerechte Entwicklung von gezielten Maßnahmen für diese, wird die Akzeptanz neuer Technologien und Arbeitsweisen gesteigert.

4. Überwindung von Widerständen:
Neues und Unbekanntes verursacht oft Emotionen und Widerstand. Changemanagement identifiziert Widerstände frühzeitig und ermöglicht die Überwindung dieser durch gezielte Maßnahmen.

5. Effiziente Nutzung von Ressourcen:
Changemanagement stellt sicher, dass User die neuen Technologien optimal einsetzen. Es sorgt somit dafür, dass die investierten Ressourcen umfangreich genutzt werden. Dies führt zu einer schnelleren Amortisierung der Investitionen und eingesetzten Mittel.

6. Förderung der Flexibilität und Veränderungsbereitschaft
Erfolgreiche Change-Projekte motivieren zu weiteren Veränderungen. Dadurch wird das Unternehmen insgesamt agiler und kann flexibel auf veränderte Markt- und Wettbewerbsbedingungen reagieren.

Veränderungsvorhaben verlaufen oft nicht reibungslos. Mit folgenden Herausforderungen ist bei der Einführung neuer Technologien zu rechnen:

Emotionen und Widerstände:
Emotionales Verhalten und Widerstände sind bei Veränderungen eher die Regel als die Ausnahme. Gezielte Maßnahmen zur Beseitigung von Widerständen und Abholung von Bedenkenträgern sind daher von Anfang an einzuplanen.

Kommunikationslücken:
Unklare oder unzureichende Kommunikation kann Unsicherheit schaffen und die Akzeptanz der neuen Technologien schwächen. Offene, umfangreiche Kommunikation auf allen Kanälen hilft dabei, Flurfunk und Gerüchteküche entgegenzuwirken.

Überschätzung von Technologien:
Die Annahme, dass eine neue Technologie allein ausreicht, um Wandel zu bewirken, kann zu falschen Erwartungen führen. Umfangreiche Information, Schulung und Befähigung zu den Technologien helfen dabei, die Erwartungen aller Beteiligten realistisch zu halten.

Zu schnelle Beendigung des Changemanagements:
Changemanagement endet nicht mit dem Ende des IT-Projektes, sondern wirkt noch einen längeren Zeitraum nach. Zu schnelle Beendigung des Changemanagements kann dazu führen, dass die Veränderung noch nicht richtig etabliert wurde, und bei den Usern nach und nach alte Gewohnheiten wieder einschleichen. Durch Verankerung der Veränderung in die Unternehmenskultur, z.B. durch Integration in die Onboarding-Prozesse wird sichergestellt, dass die Veränderung auch beibehalten bleibt.

Verschiedene Faktoren unterstützen das Gelingen eines Veränderungsprozesses:

Klare Vision:
Eine klare Vision darüber, was die Ziele und Erwartungen des Projektes sind, und wie die Digitalisierung das Unternehmen verbessern wird, schafft bei allen Beteiligten Bewusstsein und Verständnis für die Veränderung. Daher ist es wichtig, eine Vision nicht nur zu entwickeln, sondern sie auch umfangreich und regelmäßig allen Beteiligten gegenüber zu kommunizieren.

Unterstützung durchs Management:
Veränderungen können nur erfolgreich eingeführt werden, wenn sie von der Unternehmensleitung befürwortet werden. Eine klare Führungsebene, die den Wandel aktiv unterstützt und als gutes Beispiel voran geht, ist daher essenziell.

Einbindung der Beteiligten:
Die Aktive Einbindung von Usern fördert die Akzeptanz von neuen Technologien. Dadurch fühlen sich Beteiligte schneller abgeholt und mitgenommen. Ihr Feedback und ihre Ideen sind wertvoll für den Erfolg des Projekts. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, um User in ein IT-Projekt mit einzubeziehen. Zu Beginn des IT-Projektes sollte zunächst einmal eine Stakeholder-Analyse durchgeführt werden, bei der die verschiedenem Stakeholdergruppen, ihre Wünsche, Bedarfe, aber auch die Schmerzpunkte analyisiert werden. Zusätzlich können auch Multiplikatoren und Skeptiker ermittelt, und gezielten Maßnahmen überlegt werden, um diese speziellen Personengruppen abzuholen und mitzunehmen. Zu empfehlen ist auch die Einrichtung eines Komitees mit Mitgliedern aus verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen, die das Kern-Projektteam untesrtützen. Diese sollen die Bedarfe und Interessen ihrer Teams in das Projekt einbringen und können in einzelne Projektphasen mit einbezogen werden, z.B. bei Anbieter-Präsentationen oder beim Testen der Software (User Acceptance Testing / UAT). Des Weiteren ist es immer ratsam, Champions oder Key Usern zu benennen, die intensiver geschult werden, und innerhalb ihrer Abteilung als Ansprechpartner für die neue Software dienen.

Umfangreiche Information und Kommunikation:
Kommunikation ist der entscheidende Faktor bei Veränderungen. Umfangreiche und regelmäßige Kommunikation auf allen Ebenen sorgt dafür, dass Beteiligte sich ausreichend informiert und abgeholt fühlen. Dabei sollten mehrere verschiedene Kommunikationskanäle genutzt werden. Ein Kommunikationsplan mit allen geplanten Maßnahmen hilft dabei, den Überblick über alle Aktivitäten und Kanäle zu behalten, und sorgt für Regelmäßigkeit in der Kommunikation.

Ebenfalls zur Kommunikation gehört das Schaffen von Feedback-Möglichkeiten, um Wünsche und Bedarfe der verschiedenen Abteilungen und User-Gruppen berücksichtigen zu können.

Schulungs- und Supportmaßnahmen:
Damit Beteiligte mit Veränderungen umgehen können, benötigen sie umfangreiches Hintergrundwissen zum Veränderungsvorhaben, sowie Wissen zu Nutzung und Umgang mit der neuen Technologie. Gleichzeitig müssen die User lernen, das neue Wissen auch in der Praxis anwenden zu können. Durch umfangreiche Schulungs- und Supportmaßnahmen vor, während und nach dem Start der neuen Software erhalten User die Befähigung, mit der neuen Technologie umzugehen. Dadurch wird die Akzeptanz für das neue Tool und seine Nutzung gesteigert. Regelmäßige Auffrischungsschulungen stellen sicher, dass erlerntes Wissen auch gefestigt und neue Arbeitsweisen dauerhaft zur Routine werden.

Schnelle Erfolge:
Schnelle erste Erfolge („Quick Wins“) sorgen für eine Motivationssteigerung aller Beteiligten und die schnellere Akzeptanz für das neue Tool. Gleichzeitig fördern erste Erfolge die allgemeine Veränderungsbereitschaft bei den Usern und machen Lust auf weitere IT-Projekte.

Digitale Transformation ist mehr als nur Technologie – sie betrifft auch Menschen und Prozesse. Changemanagement ist der entscheidende Wegbereiter, um sicherzustellen, dass Digitalisierungsprojekte nicht nur erfolgreich implementiert, sondern auch von allen beteiligten Personen angenommen werden. Eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation und die Einbindung aller Mitarbeitenden und Führungskräfte sind dabei der Schlüssel, um den Wandel erfolgreich zu gestalten und eine agile, zukunftsorientierte Organisation zu schaffen.